Образец докладной записки

Содержание

Докладная записка – это информационно-справочный документ, который содержит изложение какого-то вопроса, а также определенные выводы и предложения.

Цель написания докладной записки – информировать руководство о сложившейся ситуации и побудить к принятию определенного решения.

В некоторых случаях докладная может носить просто информационный характер, т.е. информировать о выполнении распоряжения, завершении или ходе выполнения работ, задач.

Данный документ может составляться как по собственной инициативе автора, так и по указанию руководства.

Докладная записка может быть внутренней либо внешней. Внутренняя составляется на имя руководителя структурного подразделения либо организации (в порядке прямого подчинения), внешняя – на имя руководителя вышестоящей инстанции.

Как написать докладную записку

По своей сути и форме докладная записка напоминает служебную записку. Отличие между ними в том, что докладные записки направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему, а служебные — от сотрудника либо руководителя одного структурного подразделения работнику равнозначного должностного статуса другого подразделения.

Бланк докладной записки содержит следующие реквизиты:

  • наименование структурного подразделения (для внешней докладной записки – наименование организации);
  • наименование документа;
  • дата и регистрационный номер документа;
  • место (город) составления (для внешней докладной записки);
  • адресат — кому она предназначена: наименование должностного лица, его фамилия, инициалы;
  • заголовок к тексту документа — начинается со слов «О …», «Касательно …»;
  • текст записки — обычно он состоит из двух частей: в первой описывается сложившаяся ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы, делаются конкретные выводы;
  • подпись — должность составителя, личная подпись, расшифровка подписи: фамилия и инициалы.

Образцы и примеры докладной записки

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплиныИнформирует о факте нарушения работником трудовой дисциплины и содержит просьбу о привлечении его к дисциплинарной ответственности. 1 образецДокладная записка о прогулеИнформирует о факте отсутствия сотрудника на рабочем месте в течение всего рабочего дня либо значительной его части и содержит просьбу о привлечении его к дисциплинарной ответственности. 1 образецДокладная записка на сотрудника за оскорблениеИнформирует об оскорбительном поведении должностного лица на рабочем месте и содержит просьбу о принятии мер по недопущению такого поведения в будущем. 1 образецДокладная записка о невыполнении должностных обязанностейИнформирует о невыполнении или ненадлежащем исполнении сотрудником своих трудовых обязанностей и содержит просьбу о привлечении его к дисциплинарной ответственности. 1 образец

Образец докладной записки о премировании

Отдел снабженияГенеральному директору ООО «Магнит» Семеновой Ирине Григорьевне

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

2013-04-10-ЦН от 04.10.2013 г.

О премировании

Прошу поощрить менеджера по продажам Краснова Александра Олеговича денежной премией в размере 8000 рублей за расширение клиентской базы с 30 до 50 торговых точек и увеличение общего объема продаж продукции в 2 раза по итогам 3-го квартала 2013 г.

Начальник отдела снабженияЕгоровВ. А. Егоров

Оформление докладной записки внутри организации можно осуществлять на обычном листе бумаги формата А4, внешней, направляемой в вышестоящие инстанции — на фирменном бланке организации.

Скачать пример докладной записки

Скачать образец докладной записки о премировании в формате doc

Образец докладной записки проверен на актуальность 05.10.2013

Разновидности докладных и их цели

Докладные записки подразделяются на два основных типа. Внутренние акты используются в целях повышения результативности трудового процесса. Этот документ составляется только по инициативе тружеников. При составлении документа используется стандартный лист формата «А4». Внутренние акты принято относить к локальным документам. Второй тип докладных записок – внешние акты, которые передаются контролирующим органам

Важно обратить внимание на то, что этот документ составляется на типовом бланке организации. После составления внешнего акта, руководитель компании должен ознакомиться с его содержанием и заверить личной подписью. Каждый из вышеперечисленных типов докладных записок можно разделить на три условных группы, которые различаются содержанием документа:

Каждый из вышеперечисленных типов докладных записок можно разделить на три условных группы, которые различаются содержанием документа:

Информационного характера – в данном случае, сотрудник, желающий улучшить трудовой процесс, составляет докладную, где указывает методы оптимизации производства
Важно обратить внимание на то, что в крупных предприятиях, подобные акты используются для информирования руководства о специфических особенностях производственного процесса.
Отчетные бланки – используются для информирования руководства об исполнении распоряжений. Как правило, этот тип документов составляется сотрудниками, относящимися к низкому звену.
Инициативные предложения – в этом случае, работник доносит до руководства свои мысли о решении различных вопросов, связанных с трудовым процессом.. Довольно часто докладные записки используются для того, чтобы донести руководству компании информацию о различных конфликтах в коллективе

В том случае, если мерой дисциплинарного взыскания в отношении работника, нарушившего дисциплину, избирается лишение премии, очень важно грамотно составить данный документ и привести основания для вынесения подобного решения. Образец докладной записки может рассматриваться судом как доказательство правомерных поступков администрации компании. Неправильные и неточные формулировки могут привести к проигрышу судебного процесса

Довольно часто докладные записки используются для того, чтобы донести руководству компании информацию о различных конфликтах в коллективе

В том случае, если мерой дисциплинарного взыскания в отношении работника, нарушившего дисциплину, избирается лишение премии, очень важно грамотно составить данный документ и привести основания для вынесения подобного решения. Образец докладной записки может рассматриваться судом как доказательство правомерных поступков администрации компании

Неправильные и неточные формулировки могут привести к проигрышу судебного процесса.

Именно поэтому очень важно, при составлении докладной записки правильно указать преследуемые цели. Целью составления документа может являться повышение результативности собственного труда

Такие документы используются для устранения различных факторов, которые негативно влияют на трудовую деятельность сотрудников компании. Еще одной целью данного документа может стать исправление сложившейся ситуации. В некоторых случаях сотрудник может знать о фактах, которые, по его мнению, препятствуют эффективности трудового процесса. В этом случае, работником составляется акт для разрешения спорного вопроса.

Составление докладной помогает снять долю ответственности и предоставить выбор метода решения возникшей ситуации руководству компании

Важно обратить внимание на то, что если в возникшем инциденте отсутствует вина сотрудника, руководство не имеет права применять штрафные санкции. Последней из целей рассматриваемого документа является защита своих прав

В конфликтной ситуации, каждый работник имеет право защищать свои интересы и предложить свои варианты мирного урегулирования конфликта.

Основания для составления и цели записок

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют. Необходимость в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Написать служебное письмо вправе любой сотрудник. Обычно в ней всегда две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

  • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
  • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
  • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  • необходимо отправить кого-то в командировку;
  • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

Служебка может стать доказательством того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решения по проблеме.

Структура документа

Докладная записка включает два или три смысловых раздела:

  1. Фактическая часть, где констатируют причины инцидента побудившие для ее формирования с подробным изложением сопутствовавших обстоятельств.
  2. Аналитическая — представляет анализ ситуации с потенциальными последствиями происшествия и различными вариантами устранения проблемы.
  3. Резюмирующая часть, где докладчик описывает свое мнение, приводит убедительные доводы и рекомендует принять какие-то конкретные действия по разрешению инцидента. А после руководитель сам решает, какие санкции предпринять. Так как у начальства нет времени на разбирательства, то чаще всего оно, соглашается с предложениями автора не вникая в подробности.

Внешняя докладная записка

Составлять докладную записку можно как в текстовом, так и в табличном варианте. Аналитический раздел в документе может отсутствовать в зависимости от вида вопроса. В таком случае документ имеет только фактическую часть и вывод с решениями проблемы. При помощи него можно вносить не только предложения по улучшению каких-то производственных процессов, но и выразить свое недовольство с принятыми мерами. Прежде чем приступить к оформлению докладной, нужно четко сформулировать проблему или свою точку зрения и уже потом начинать ее изложение на бумаге.

Вообще, в организациях должен быть установлен специальный шаблон по написанию докладной записки, на который должны опираться сотрудники. Если по каким-то причинам он отсутствует, то доводим до вашего сведения образец общего оформления документа. Изменяется только внутренняя часть записки в зависимости от характера содержания.

Внутренняя записка включает реквизиты согласно ГОСТу:

  • полное наименование структурного подразделения или рабочего отдела, откуда поступает информация;
  • дата составления документа;
  • название документа;
  • инициалы адресата;
  • непосредственно сам текст;
  • подпись составителя.

Обязательными реквизитами внешней докладной записки являются:

  • полное наименование предприятия;
  • место составления (географический адрес и наименование структурного подразделения);
  • в левом верхнем углу ставят дату и номер регистрации документа. Дата оформляется арабскими цифрами или буквенно-цифровым способом;
  • заголовок (начинающийся со слов «Касательно…», «О…»);
  • текст;
  • инициалы составителя и занимаемая должность;
  • подпись руководителя предприятия и ее расшифровка;
  • номер телефона руководства.

Реквизиты

Составить докладную имеет право каждый, кому выпала в этом необходимость, важно только знать, как составить правильно документ, чтобы ваши последующие действия не вышли за рамки закона. Это касается как обычных рабочих, так и отдела кадров в любой бухгалтерии

Документ – это как весомое подтверждение действий, в том что они были совершены обоснованно. Часто службы различных инстанций производят проверки государственных учреждений. Это необходимо для контроля правомерности денежного оборота бюджетных средств. Докладные записки в подобных ситуациях выступают серьезным обоснованием. А когда в компании было зафиксировано безосновательное начисление премии или, наоборот, удержание заработной платы, то на нее накладываются штрафные санкции.

Докладная записка

Для выполнения личных замечаний Начальника Свердловской ж.д. выявленных в ходе осеннего осмотра Пермской дистанции гражданских сооружений 2011г.

станцияЗамечанияИсточник финансированияСрок исполнения
ст. Балмошнаявыложить из бехатона тротуартек.рем.подряд01.11.2017г.

Прошу скорректировать титул текущего ремонта подрядным способом 2017г. Пермского участка.

ст. Пермь-2 Тяговая подстанция. ремонт фасада, кровли, внутренний ремонт – 1000 т.р. (сметная стоимость – 860 т.р.). Оставить 460 т.р. (сметная стоимость будет переделана под лимит).

ст. Балмошная выложить из бехатона тротуар – 540 т.р. (сметная стоимость – 537,78 т.р.)

Кто и на кого подает

Конкретного единого регламента, не существует. Однако в каждой компании установлен свой порядок – как в письменной, так и в устной форме: обычно все докладные записки подаются на имя:

  • генерального директора;
  • его заместителя;
  • начальника филиала;
  • бригадира.

При этом подают такой документ либо старшие по должности работники, либо находящиеся на одной ступени – то есть именно те, кто зарегистрировал факт недостаточно добросовестного выполнения обязанностей.

Каждый человек в компании имеет право на обращение с запиской на любого сотрудника, вне зависимости от его конкретной должности. То есть теоретически и рядовой работник может написать жалобу генеральному директору на своего непосредственного руководителя. На практике в каждой компании существует негласный порядок и собственная иерархия, однако в принципе все люди имеют возможность пожаловаться.

Общие понятия

Взаимодействие между коллегами может осуществляться разными способами. Но нередко требуется донести важную информацию. Причем зафиксировать ее в определенной форме

Важно отметить, что режим таковой имеет свои тонкости. Лучшим решением в таком случае является как раз докладная записка

Благодаря таковой можно максимально точно, без погрешностей передать информацию.

Образец бланка докладной записки можно скачать тут.

И при этом зафиксировать ее в определенном формате. Отсутствуют какие-либо сложности, проблемы при оформлении данного типа документов. Так как единый формат документа не установлен. При этом следует отметить, что процесс таковой имеет свои особенности. Лучшее решение – составлять записки не менее чем в двух экземплярах. Это позволит избежать сложностей, а также иных проблем.

Фото: Образец докладной записки

Что это такое

Докладная записка – специальный документ, который позволяет передать определенного типа информацию максимально достоверно.

Она может быть составлена разным способом:

ПоказателиОписание
В свободной формеесли в организации не определены нормы, согласно которым формируется данного типа документация
В установленном видеесли имеет место стандартный формат, принятый внутри предприятия

Фото: Написание докладной записки

Отдельно стоит отметить как раз вопрос оформления документации в государственных учреждениях. В таковых может быть разработана своя собственная нормативная документация по этому вопросу.

Например, это касается полиции, а также проходящих воинскую службу

Все эти моменты важно разобрать. Позволяет докладная записка разрешить обширный перечень самых разных задач.

К основным таковым стоит отнести следующее в первую очередь:

  1. Точно передать все данные, информацию.
  2. Зафиксировать какие-либо указания, события и подтвердить их.
  3. Контролировать выполнение ряда задач.

Важно заранее со всеми тонкостями, особенностями процедуры ознакомиться прежде, чем приступать к составлению. Имеются некоторые нюансы, соблюдение которых позволит избежать многих трудностей и сложностей

Важно заметить, что в некоторых случаях используется должностная записка для предоставления информации в суде, подтверждения. Потому важно максимально внимательно, ответственно отнестись к вопросу

На кого распространяется

Составление докладной записки обычно имеет место:

ПоказателиОписание
Исполнительным директоромпри наличии вышестоящего начальства (например, если необходимо отчитываться перед генеральным или же собранием учредителей)
Начальникомимеющий в своем подчинении работников
Непосредственно простые сотрудники

Фактически, даже если на предприятии не принято формировать докладные записки как таковые, простые сотрудники имеют право на подобные решения. В дальнейшем докладная записка может быть оформлена в формате заявления. Это позволит избежать многих сложностей, затруднительных ситуаций

Важно заметить, что процесс составления может отличаться в зависимости и от должности сотрудника

Особенно это касается структур с жесткой иерархической цепочкой. Как пример можно привести военные подразделения, структуры МВД и некоторые другие категории служб. Лучшее решение при составлении записки – это проставить подпись с расшифровкой.

Попросту указать свою фамилию будет в большинстве случаев попросту недостаточно. Именно поэтому нужно заранее проработать все нюансы и тонкости процесса оформления.

Особенно это важно будет в дальнейшем, если докладная записка потребуется в суде. Данный момент особенно важно проработать заранее

Это позволит избежать многих сложностей. Так как не будет необходимости доказывать, что документ был составлен именно конкретным гражданином.

В дальнейшем записка может быть предоставлена в следующие органы по необходимости:

  • трудовая инспекция;
  • судебные;
  • любые иные.

Документ позволяет решать целый ряд разнообразных задач

Потому важно отнестись к формированию его максимально ответственно. Так как в противном случае могут возникнуть некоторые сложности, трудности

В первую очередь это касается как раз неверности отраженных данных. При наличии ложной информации может иметь место достаточно серьезная проблема. Особенно если документ предоставляется в суд.

Как написать — пошаговая инструкция

Поскольку единых требований к заполнению документа не существует, в разных организациях могут быть приняты свои шаблоны ведения внутренней служебной переписки. Таким образом, служебное письмо может быть составлено в произвольной форме с учётом определённых общих требований к структуре.

  1. В «шапке» докумета, оформленной по правому краю страницы, указываются:
    • должность руководителя, которому адресована служебная записка (первая строка);
    • фамилия, имя, отчество руководителя (вторая строка);
    • должность лица, составляющего документ (третья строка);
    • фамилия, имя, отчество составителя (четвёртая строка).
  2. В названии документа, которое размещается по центру листа пишется:
    • заголовок «Служебная записка» (первой строкой);
    • дата составления и порядковый номер документа (второй строкой);
    • далее – подзаголовок «о невыполнении (касательно невыполнения) служебных (должностных) обязанностей (инструкции)», должность сотрудника, на которого записка составляется, его фамилия, имя, отчество (полностью).
  3. В «теле» документа должно быть изложено:
    • описание ситуации, в которой сотрудник не выполнил своих служебных обязанностей, с указанием конкретных дат и обстоятельств, а также ссылкой на соответствующие пункты должностной инструкции, которая таковым была нарушена;
    • описание последствий, которые повлекло за собой ненадлежащее отношение коллеги к работе (если они имеются);
    • изложение просьбы (требования) о применении мер воздействия на сотрудника (наказании).
  4. В конце документа должна быть подпись составляющего лица с расшифровкой (фамилия, инициалы).

Скачать бланк служебной записки о невыполнении обязанностей

  1. Руководитель требует у работника объяснение своему поведению, которое тот излагает в объяснительной записке.
  2. Для того, чтобы принять решение, руководству необходимо будет проанализировать ситуацию: была ли у работника уважительная причина, имели ли место подобные ситуации ранее, насколько серьёзными являются последствия совершённого.
  3. Руководство обязано рассмотреть служебную записку на протяжении 10 дней и отреагировать на ситуацию, требующую внимания.

В том случае, если работник первый раз нарушил дисциплину труда, работодатель имеет право применить к нему любую форму дисциплинарного взыскания, кроме увольнения, например устное замечание. выговор, лишение премиальных выплат. Если же игнорирование служебных обязанностей является неоднократным и имеются неотменённые взыскания, надлежащим образом оформленные, работнику может грозить увольнение (п. 5 ст. 81 ТК РФ).

В какие сроки надо дать ответ на служебку, кто составляет данную бумагу и как правильно ее написать вы узнаете .

Как написать служебную записку? В каких случаях это делается? Мы предлагаем вам ознакомиться с правилами написания таких «служебок»: на повышение зарплаты, на премирование/депремирование, о переводе на другую должность, на доплату за увеличение объема работ, на повышение в должности, на выдачу денежных средств, на списание материальных ценностей. Также мы писали о том, что такое служебная записка на замещение во время отпуска, на покупку товара и о приеме на работу.

Таким образом, в служебных записках о невыполнении должностных обязанностей фиксируются критические события, влияющие на происходящие мероприятия и общую деловую атмосферу в коллективе. Эти документы повышают уровень ответственности коллег и помогают руководителю в поиске оптимальных решений существующих проблем.

Необходимые «служебки» также способствуют улучшению управленческих механизмов, повышающих личный вклад каждого участника рабочего процесса.

Предназначение документа

Докладные записки относятся к категории документов внутреннего документооборота. Каждое крупное предприятие, использует данные акты для принятия жалоб и предложений от сотрудников. Для того чтобы обеспечить нормальное функционирование компании, руководителю организации необходимо разработать типовую форму, которая будет использоваться сотрудниками при составлении акта

Важно упомянуть, что рассматриваемый документ обладает иерархической направленностью. Это означает, что в качестве адресата выступает руководитель компании

Также следует сказать о том, что данный документ обладает законной силой. Работодатель, получивший докладную записку от сотрудника, обязан вынести свое решение по озвученному вопросу. Согласно действующему законодательству, каждый работник имеет право составить этот документ. Во время заполнения акта следует учитывать некоторые тонкости и нюансы. Так как рассматриваемый документ наделен законной силой, необходимо использовать исключительно деловой стиль переписки, избегая юридических и грамматических ошибок, а также неточностей в тексте. В основной части необходимо грамотно описать возникшую проблему или предложить варианты её решения.

Нужно обратить внимание на то, что рассматриваемый документ должен содержать в себе не только краткий обзор на сложившуюся ситуацию, но и различные варианты её решения. Получив этот акт, руководитель компании должен тщательно проанализировать сложившиеся обстоятельства и вынести свое решение по спорному вопросу

Резолюция руководителя организация является одним из оснований для применения различных мер в отношении сотрудников. На основе докладной записки может быть вынесено решение как о поощрении, так и дисциплинарном взыскании в отношении работников компании. Обобщая все вышесказанное, можно сделать вывод, что докладная записка – это один из видов связи подчиненных и руководителя компании.

Поделитесь в социальных сетях:vKontakteFacebookTwitter
Напишите комментарий