Как вести протокол совещания образец

Образец

Чтобы иметь представление, как правильно заполнить документ, рекомендуется воспользоваться представленным ниже образцом:

Если требуется провести оперативное совещание

Совещание также может иметь и оперативный характер, так как иной раз требуется экстренное решение вопросов, например, если требуется решить вопросы по текущей производственной деятельности, что обеспечит качественное выполнение планов.

У такого мероприятия существуют свои особенности. К таковым относятся:

  1. Периодичность проведения собраний, например, каждый день или раз в неделю.
  2. Состав присутствующих должен быть изначально определен и зависим от того, кто задействован в технологическом цикле.
  3. Тематика совещаний примерно одна и та же.
  4. Выступающие все, кто приходит на совещание.
  5. Продолжительность поведения оперативки небольшая.
  6. Протокол создается примерно такой же, как и для обычного собрания. Стоит лишь отметить то, что секретарь должен перед совещанием ознакомить всех участников с регламентом проведения работы. Информация по совещанию протоколируется заранее, а после проведения планерки протокол необходимо подписать председателем, как правило, им является руководитель объекта.

ПРОТОКОЛ № ___ общего собрания работников ____________

город ___________                                                                        «____» __________ 20___года

Списочный состав: _____ чел.

Штатные: ______ чел., в том числе:

Внешние совместители: _____ чел.

Присутствовало: ____ чел.

Слушали:

Иванов И.И.: для ведения собрания необходимо избрать председателя и секретаря собрания. Предлагаю председателем собрания избрать Петрова О.В., секретарём Смирнову А.С.

«За» — ____, «против» — ______, «воздержавшихся» — ____.

Председателем собрания избран  Петров О.В.

Секретарём собрания избрана Смирнова А.С.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

  1. Избрание делегатов на Конференцию трудового коллектива ООО «Мир» __.__.20__ года по избранию представительного органа для ведения коллективных переговоров от имени всех работников, разработки проекта коллективного договора, подготовки и проведения конференции трудового коллектива для заключения коллективного договора на 20__ – 20__ г.г.
  2. Избрание делегатов на Конференцию трудового коллектива ООО «Мир» __.__.20__ го. по принятию Коллективного договора на 20__-20__ год;

Председатель собрания О.В. Петров поставил на голосование вопрос об утверждении повестки собрания.

«За» — ____, «против» — ______, «воздержавшихся» — ____.

Повестка собрания утверждена.

По первому вопросу:

Слушали Иванова И.И., который сообщил, что «___»_______ 20__ г. в ООО «Мир» состоится Конференция трудового коллектива  ООО «Мир» по избранию представительного органа для ведения коллективных переговоров от имени всех работников, разработки проекта коллективного договора, подготовки и проведения конференции трудового коллектива для заключения коллективного договора на 20__ – 20__ г.г., для проведения которой необходимо избрать делегатов согласно норме представительства, утверждённой _____________  «__»______20__ г. Таким образом, от ______________ необходимо выбрать _______ делегатов. Предложено голосование провести открытое.

Предложены следующие _____ кандидатуры делегатов на Конференцию:

1. Кузнецов М.В. – начальник отдела (предложение Петрова О.В.);

2. Малов И.Г. – зам. начальника отдела (предложение Земцовой Н.А.);

3. Степанова И.Н. – инженер (предложение Черкасовой Л.П.);

4. Разин А.А. – специалист (предложение Боброва М.В.)

Других предложений не поступало.

Голосовали:

1. Кузнецов М.В. – за — ___ чел., против — ___, воздержавшихся — ___;

2. Малов И.Г. – за — ___ чел., против — ___, воздержавшихся — ___;

3. Степанова И.Н. – за — ___ чел., против — ___, воздержавшихся — ___;

4. Разин А.А. – за — ___ чел., против — ___, воздержавшихся — ___;

Решили: Делегировать на Конференцию трудового коллектива ООО «Мир» __.__.20__ года — ___ чел.: Кузнецова М.В., Малова И.Г., Степанову И.Н., Разина А.А.

По второму вопросу:

Слушали Иванова И.И., который сообщил, что «__» _____ 20__ г. в ООО «Мир» состоится Конференция трудового коллектива  ООО «Мир» по принятию Коллективного договора на 20__-20__ год, для проведения которой необходимо избрать делегатов согласно норме представительства, утверждённой ___________________  «__» ________ 20__ г. Таким образом, от ______________ необходимо выбрать _______ делегатов. Предложено голосование провести открытое.

Предложены следующие _____ кандидатуры делегатов на Конференцию:

1. Кузнецов М.В. – начальник отдела (предложение Петрова О.В.);

2. Малов И.Г. – зам. начальника отдела (предложение Земцовой Н.А.);

3. Степанова И.Н. – инженер (предложение Черкасовой Л.П.);

4. Разин А.А. – специалист (предложение Боброва М.В.)

Других предложений не поступало.

Голосовали:

1. Кузнецов М.В. – за — ___ чел., против — ___, воздержавшихся — ___;

2. Малов И.Г. – за — ___ чел., против — ___, воздержавшихся — ___;

3. Степанова И.Н. – за — ___ чел., против — ___, воздержавшихся — ___;

4. Разин А.А. – за — ___ чел., против — ___, воздержавшихся — ___;

Решили: Делегировать на Конференцию трудового коллектива ООО «Мир» __.__.20__ года — ___ чел.: Кузнецова М.В., Малова И.Г., Степанову И.Н., Разина А.А.

В связи с рассмотрением всех вопросов повестки дня, собрание объявляется закрытым.

Председатель собрания                                                                     О.В. Петров

Секретарь собрания                                                                          А.С. Смирнова

Роль протокола

Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр.

Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона. В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа.

Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения. Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше

Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше.

Обычно протоколы необходимы на тех совещаниях, которые оказывают прямое воздействие на будущее фирмы. Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений.

Для чего нужны общие собрания и зачем документировать их проведение

Трудовой коллектив – это не просто определенное количество работников одного предприятия, взаимодействующих друг с другом и внешними субъектами для достижения общих целей. Это отдельный орган, который также как руководство компании и ее административная часть наделен определенными полномочиями. Для того, чтобы коллектив мог принять решение по какому-либо животрепещущему вопросу, требуется собрать его в одном месте и вынести данный вопрос на обсуждение.

Следует отметить, что тема собрания может касаться как одной проблемы, так и сразу нескольких.

Общие собрания позволяют выстроить вертикальную связь между рядовыми сотрудниками предприятия и ее руководством, обеспечить оперативное решение острых внешних и внутрикорпоративных проблем и трудовых споров, создавать и утверждать нормативные акты и документы, а также решать любые другие актуальные вопросы.

Роль протокола в этом процессе также вполне понятна и проста: он последовательно регистрирует все, что происходит на собрании, для письменного отражения мнения или решения его участников. В итоге в дальнейшем этот документ служит основанием для руководства компании при принятии каких-то мер, разработке документов и т.п. действий.

Специфика

Протокол должен быть вручен клиенту сразу же после окончания встречи. Для согласования чем раньше предоставлена информация о достигнутых договоренностях, тем лучше для обеих сторон. Более того, некоторые компании прибегают к визуальному протоколированию сразу же в процессе переговоров. Достигнутая точка соприкосновения интересов сторон сразу же фиксируется маркером на доске или другим способом. Позже протокол должен поступить в обе организации, которые вели переговоры.

Необходимо распределить роли встречи между участниками. Например, докладчик, председатель, секретарь, рядовой участник и пр. Это поможет избежать путаницы и провести встречу более продуктивно.

Оформление

Нередко можно встретить упоминания о том, что протоколы должны вестись на специальных бланках. Так происходит, если подобные встречи проходят в государственных ведомствах, например, в муниципальных органах власти.

В обычных организациях редко вводятся специальные формы для протоколирования. Исключение составляют особые виды совещаний, например, работа совета директоров акционерного общества.

Протокол совещания должен содержать следующие сведения:

  1. Обязательные реквизиты:
  • дату и номер;
  • наименование организации;
  • вид документа с указанием мероприятия;
  • место проведения собрания.

Также каждый лист нумеруется, чтобы можно было точно проследить ход совещания;

  1. Список присутствующих и их роли. Необходимо указать Ф.И.О. и должность специалиста, ведущего протокол, начальника, ведущего совещания, иных участников совещания. Вместо него может быть использован явочный лист, где расписываются пришедшие работники;
  2. Если на мероприятии были лица, представляющие другие организации, то их указывают с пометкой «Приглашённые»;
  3. Основная часть протокола состоит из 3-х последовательных блоков:
  • Слушали. Указывается Ф.И.О. и должность докладчика, основная тема выступления, краткое изложение сведений выступления;
  • Выступили. Фиксируется Ф.И.О. и должность лица, которое задавало вопросы или давало комментарии по существу выступления;
  • Решили. По результату доклада руководитель даёт поручения или накладывает резолюцию. Решение записывается секретарём подробно, так как оно имеет обязательную силу для сотрудников. Указываются сроки выполнения заданий.
  1. В конце протокола ставятся подписи секретаря и руководителя совещания. Печать не требуется.

Окончательный вариант документа готовится некоторое время после проведения заседания. Это может занять несколько часов или несколько дней, в зависимости от объёма информации. Далее он подаётся для подписи начальнику, который руководил мероприятием.

После этого протокол рассылается заинтересованным лицам, либо из него делаются официальные выписки с поручениями для конкретных исполнителей.

Какие могут быть цели встречи с клиентом

Исходя из того, какая по счету встреча предполагается, поставщик и клиент могут руководствоваться разными мотивами и задачами. Конечная цель известна обоим: совершение сделки по продаже. Но цели помельче могут формулироваться следующим образом:

  • Определение готовности клиента к сотрудничеству, заключению договора в принципе.
  • Определить круг потребностей, удовлетворение которых преследуется.
  • Наметить примерный перечень товаров или услуг из ассортимента компании, подпадающих под интересы.
  • Показать товар во всей красе, дать использовать пробники, убедиться в качественности предлагаемой продукции или услуги.
  • Получить «обратную связь», выслушать конструктивные отзывы о своем товаре от клиента, подготовиться к аргументированному диалогу.

Основная часть протокола

Указываются тема, вопросы, по которым проводилось совещание. В случае годовых собраний законодательство определяет ряд вопросов, обязательных к рассмотрению. В остальной части собрания участники вольны в выборе необходимых для решения тем.

Обязательно указывается время начала и завершения регистрации лиц, обладающих правом на присутствие и участие в обсуждении. В этом случае организатор или секретарь проводит процедуру регистрации всех прибывших путем установления личности присутствующих и занесения этих данных в раздел протокола «Присутствовали». Обязательно указывается Ф.И.О. участника, а также занимаемая должность и количество принадлежащих ему голосов. В случае с акционерными обществами также могут заноситься данные об удостоверении личности или выданных доверенностях.

Также в этой части указывается время открытия и закрытия коллегиального собрания, итоги голосования, которые фиксируются по времени подсчета голосов.

При рассмотрении каждого вопроса повестки дня указываются:

  • Количество голосов, имеющих право на принятие участия в собрании.
  • Количество голосов, принявших участие.
  • Число голосов, отданных за разные варианты голосования.
  • Формулировка принятых решений.

Далее следует раздел, где фиксируются все основные положения прослушанных выступлений, а также имена лиц, выступавших по каждому вопросу. Информация излагается в виде тезисов, составляющих краткое содержание выступлений.

Различия кратного и полного протоколов

Существует два основных вида составления протокола: полная и краткая форма

В связи с этим, при оформлении подобного документа очень важно учитывать, какая форма используется для записи собрания. Заполняя краткую форму документа (данная форма используется при оформлении протокола оперативного собрания), в основной части акта указывается следующая информация:

  • рассматриваемый вопрос;
  • фамилия и инициалы докладчика;
  • решение, утверждённое участниками обсуждения.

При написании полного протокола, в данном разделе указывается не только вышеперечисленная информация, но и основные моменты, которые наиболее четко характеризуют выступление докладчиков. Также здесь приводятся те сведения и прения, что возникли в процессе собрания. При заполнении полного протокола, следует сделать основной момент на высказанных мнениях участников коллегии, имеющихся замечаниях и возражениях.

Как и кем составляется протокол?

Часто на собрании на повестке дня не один, а несколько вопросов. Основной задачей является письменно утвердить принятие решений и отразить документом, что процедура проведена.
Для того, чтобы провести сбор коллектива назначают ответственного, выбирается дата, намечаются вопросы, необходимые обсудить, все оповещаются о времени и месте сбора.

Сам протокол заседания трудового коллектива составляется секретарём собрания. Единого образца для оформления нет. Некоторые пишут суть, и он может поместиться на одной странице. Иногда протокол составляется подробно со всеми выступлениями, прениями и получается довольно длинный.

Форма составления документа отвечает следующим требованиям, там должно быть:

  • название организации;
  • порядковый номер;
  • количество присутствующих – указать работающих представителей трудового
  • коллектива и приглашённых экспертов, партнёров;
  • ФИО, должность председателя, секретаря;
  • пишется повестка дня, где обозначают все задачи заседания;
  • данные голосования, сколько человек было «за», «против», воздержавшихся;
  • подписи председателя собрания, секретаря, заверенные печатью предприятия.

Самого большого обсуждения требует вопрос о принятии коллективного договора предприятия. Именно в нём обозначаются всё задачи организации и методы их выполнения. Затрагивается тема оплаты труда, отпусков всех членов группы, техника безопасности. Это очень важный документ, как и Устав. При обсуждении таких моментов, справка ведётся обязательно.

В графе о повестке собрания подробно пишут рассматриваемый вопрос, например, о выдвижении на звание одного из работающих в организации. Можно протоколировать все слова каждого выступающего. Как правило, бывают прения разного содержания, в свидетельстве записывают самые решающие моменты, и далее проводят голосование. Некоторые будут выступать против, другие скажут, что достойный человек, заседание может длиться долго, а в акте просто пишется: —« Большинством голосов постановили— присвоить звание(такое)».

Часто при трудовых спорах приходится «поднимать» документы прошлых лет. Проблемы на предприятии, в организациях могут быть самые разные. Предложение о награждении за отличные результаты в работе за год, квартал. Может быть, поступила жалоба от родителей, что не довольны детской площадкой на территории дет сада, или качеством продуктов.

Заведующая собирает собрание, на котором решают ходатайствовать о приобретении новых качелей, горок, песочниц. Назначается комиссия, которая будет следить за питанием детей в доу, с соответствующим отчётом. Если вдруг приходит проверка, у вас на руках будет акт, заверенный печатью, что вы отреагировали на просьбу родителей.

Краткая и полная разновидности

В одной и той же организации могут проводиться разные совещания

Важность того или иного собрания зависит от вопросов, которые на нем рассматриваются. И они же определяют выбор того или иного образца, по которому будет составлен протокол

В целом можно выделить 2 разновидности документа:

  1. Краткий протокол – как правило, составляется для фиксирования информации, полученной в ходе оперативного, обычного совещания, на котором рассматриваются текущие вопросы. В нем достаточно просто упомянуть всех выступавших (ФИО, должность) и кратко описать тему выступления (это и есть тема доклада). В некоторых случаях фиксируют и отдельные вопросы в виде пунктов плана. Вот образец краткого протокола совещания.
  2. Полный – здесь необходимо более точное и полное фиксирование сведений о темах выступления. Приводится не только сам доклад выступавшего, но и реплики, обсуждения собравшихся. Нередко составляются стенограммы (точные цитаты с фиксированием каждого слова докладчика, его оппонентов и других лиц). Вот пример такого документа.

Порядок проведения совещания

Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора. Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.

Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.

Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол.

С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.

Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны.

Зачем нужно оформлять протокол

Протокол собрания – документ, который фиксирует ход совместного принятия решений, оказывающих влияние на деятельность учреждения. Бумага должна быть составлена во время:

  • встреч с представителями других учреждений;
  • решения проблем, вынесенных на комиссию;
  • проведения переговоров.

Главная цель документа – документальная фиксация договоренностей, которые были приняты совместно.

Если в организации главное должностное лицо наделено полномочиями самостоятельно решать все вопросы, формируется совещательное собрание, которое принимает участие в рассмотрении спорного момента и оказывает помощь руководителю во время вынесения вердикта и определения курса дальнейших действий.

Все решения, которые были вынесены в ходе мероприятия, протоколируются.

Как правильно составить протокол собрания? Необходимо изучить образец, который применяется для составления одноименного документа, если решается вопрос о:

коррекции перечня лиц, являющихся учредителями;
реорганизации компании;
ликвидации предприятия;
иных вопросов, оказывающих важное влияние на деятельность фирмы.

Для всех мероприятий, для фиксации хода которых должен быть составлен документ, применяется один и тот же образец протокола внеочередного общего собрания участников ООО.

Требования

Задумавшись, как правильно оформить протокол собрания, образец которого можно скачать в интернете, предприниматель должен помнить, что бумага должна быть составлена не позднее 15 дней с даты проведения собрания. Документация выпускается в 2 экземплярах.

В состав протокола обязательно должны входить сведения о:

  • времени проведения встречи;
  • адресе проведения мероприятия;
  • количестве голосов, которыми обладают участники;
  • общее число голосов с учетом членов, которые не смогли посетить мероприятие;
  • ФИО лица, которое является председателем собрания;
  • лицах, входящих в состав президиума;
  • списке проблем, которые выносятся на повестку дня.

Основные вопросы, которые необходимо решить во время мероприятия, фиксируются в бланке документации в виде тезисов. В бумаге прописывается информация и о решениях, которые стали результатом проведения собрания.

Особенности

Перед проведением собрания, человек, ответственный за осуществление мероприятия, выполняет ряд процедур, которые должны получить отражение в протоколе:

  • определяет повестку дня;
  • начинает сбор нужных бумаг;
  • оповещает все участников, которые имеют право принимать участие в мероприятии, о месте проведения собрания;
  • рассылает данные, которые позволяют составить представление о вопросах повестки дня, участникам.

Перед началом совещательных процессов, секретарь обязан внести в протокол информацию об участниках мероприятия.

Для этого составляется перечень лиц, которые должны присутствовать на собрании. Число голосов, зафиксированных в протоколе, должно соответствовать перечню, который требуется для вынесения вердикта по проблеме.

Поток информации, которая становится известной на собрании, сразу зафиксировать не всегда возможно. Чтобы человек, ответственный за заполнение документации, мог достоверно внести в протокол все данные, используются средства звуко- и видеозаписи.

Одновременно секретарь должен составлять наброски. Действие выполняется во время всего мероприятия. Документация, которая применялась для принятия решения, должна быть внесена в список.

Фиксации подлежат следующие документы:

  • сообщения выступающих;
  • проекты, которые предлагают реализовать для решения вопроса;
  • иная документация, которая оказала влияние на принятие решения.

Если часть бумаг останется не внесенной в список, протокол может потерять юридическую силу.

Собрание участников

Далее все важнейшие вопросы по деятельности организации, например, о смене директора, увеличении или уменьшении уставного капитала, принимаются уже таким руководящим органом общества, как общее собрание участников (очередное или внеочередное) и оформляются соответствующим документом. Текущей деятельностью компании, ведением бизнеса руководит директор или генеральный директор (разница только в названии). Он может утверждать работников на их должностях, заключать договоры, выдавать доверенности. Эти действия собрание одобрять не должно.

На этом этапе жизни компании есть только участники с соответствующими правами, а не учредители ООО. Поэтому при принятии текущих решений будет использоваться образец протокола общего собрания участников ООО — 2019.

Протокол №1

внеочередного общего собрания участников

Общество с ограниченной ответственностью «Резерв»

г. Курган «25» мая 2019г.

— Кисилев Евгений Петрович, паспорт гражданина РФ 37 11 555555, выдан Отделом УФМС России по Курганской области в городе Кургане 12.12.2012г, код подразделения 450-002, адрес: г.Курган, микрорайон Черемухово, ул. Спартака, 1

— Волошин Борис Викторович, паспорт гражданина РФ 37 01 333333, выдан УВД гор. Кургана 03.03.2002г, код подразделения 451-001, адрес: г. Курган, ул. Кирова, 22-22.

Собрание правомочно принимать решения по вопросам, отнесенным к его компетенции.

Каждый участник собрания имеет один голос при голосовании по вопросам повестки дня.

Решения по вопросам повестки дня считаются принятыми при единогласном голосовании участников общего собрания.

Председатель собрания — Кисилев Е.П.

Секретарь собрания — Волошин Б.В.

1. Увеличение уставного капитала Общества за счет внесения дополнительных вкладов участниками Общества.

1.Об увеличении уставного капитала Общества за счет внесения дополнительных вкладов участниками Общества — Кисилева Е.П. Предложено увеличить уставной капитал общества с 12 000 (Двенадцати) тысяч рублей до 100 000 (Ста) тысяч за счет внесения дополнительных вкладов участниками Общества, с общей стоимостью дополнительных вкладов в размере 88 000 (Восемьдесят восемь) тысяч рублей.

Дополнительны вклады участники вносят пропорционально размерам своих долей в уставном капитале Общества в размере:

Кисилев Евгений Петрович — 44 000 (Сорок четыре) тысячи рублей;

Волошин Борис Викторович — 44 000 (Сорок четыре) тысячи рублей.

Дополнительные вклады вносятся денежными средствами в срок до 25 мая 2020 года.

После внесения дополнительных вкладов номинальная стоимость доли каждого участника увеличивается на сумму, равную стоимости его дополнительного вклада.

Итоги внесения дополнительных вкладов утверждаются на следующем общем собрании участников Общества, проводимом не позднее месяца со дня окончания срока для внесения дополнительных вкладов.

Голосовали: «за» — единогласно. Решение принято

Увеличить уставной капитал общества с 12 000 (Двенадцати) тысяч рублей до 100 000 (Ста) тысяч за счет внесения дополнительных вкладов участниками Общества, с общей стоимостью дополнительных вкладов в размере 88 000 (Восемьдесят восемь) тысяч рублей.

Дополнительные вклады участники вносят пропорционально размерам своих долей в уставном капитале Общества в размере:

Кисилев Евгений Петрович — 44 000 (Сорок четыре) тысячи рублей;

Волошин Борис Викторович — 44 000 (Сорок четыре) тысячи рублей.

Дополнительные вклады вносятся денежными средствами в срок до 25 мая 2019 года.

После внесения дополнительных вкладов номинальная стоимость доли каждого участника увеличивается на сумму, равную стоимости его дополнительного вклада.

Итоги внесения дополнительных вкладов утверждаются на следующем общем собрании участников Общества, проводимом не позднее месяца со дня окончания срока для внесения дополнительных вкладов.

Вводная часть

Составлять вводную часть протокола нужно начинать с указания фамилии и инициалов председателя совещания и секретаря. Первым является сотрудник организации, уполномоченный проводить совещание. Должность председателя в организации (по штатному расписанию) в протоколе не указывается. Этот человек не обязательно должен являться руководителем предприятия. Исключение составляет протокол совещания при директоре, где начальник проводит совещание лично.

В разделе «Присутствующие» следует указать всех прочих участников проводимого совещания. Сделать это можно, руководствуясь следующими рекомендациями:

  • В разделе в алфавитном порядке указываются фамилии и инициалы сотрудников, принимающих участие в рассмотрении поставленных на повестку вопросов и принятии решения по ним. Должности не указываются.
  • Если на собрании присутствует более пятнадцати участников, их инициалы и фамилии выносятся в виде приложения к протоколу отдельным списком.
  • Если на совещании присутствуют иные сотрудники данной организации или лица, приглашенные из других организаций, в протокол вносится раздел «Приглашенные». Здесь в алфавитном порядке указываются фамилии и инициалы, а для участников от других организаций дополнительно прописывается их должность и наименование места работы.
  • Свое участие в совещании каждый из присутствующих подтверждает личной подписью.

Через пустую строку после раздела «Присутствующие» в протокол совещания вносится «Повестка дня». Под этим разделом подразумевается перечень вопросов, вынесенных на совещание. Каждый пункт протокольного раздела «Повестка дня» нумеруется арабскими цифрами. Для формулировки вопроса используются предлоги «Об…» или «О…» (пример протокола совещания в части повестки дня см. ниже в статье). С каждым пунктом следует указать лицо, уполномоченное выступить по данному вопросу: «Докладчик: фамилия, инициалы».

Основная часть протокола состоит из разделов по количеству вопросов, заявленных в повестке дня. В полной форме документа каждый раздел включает в себя три части, отображающие процесс рассмотрения вопроса и принятия решения по нему.

Названия частей указываются прописными буквами с новой строки:

  • «СЛУШАЛИ». В данной части под названием следует указать фамилию докладчика по рассматриваемому вопросу (в именительном падеже), через тире приводится изложение доклада (от третьего лица единственного числа). Если привести выступление в протоколе по каким-либо причинам невозможно, текст доклада излагается на отдельном листе в качестве приложения к протоколу, а в разделе «СЛУШАЛИ» делается пометка «Текст доклада (выступления, речи) прилагается».
  • «ВЫСТУПИЛИ». В этой части заносятся изложения выступлений других участников совещания по рассматриваемому пункту или вопросы, заданные в процессе обсуждений. При этом следует указать фамилию выступившего (в именительном падеже), а через тире излагается текст вопроса (выступления).
  • «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». Фиксируется решение, принятое на совещании по данному вопросу. Текст решения необходимо полностью напечатать, независимо от того, ведется полная или краткая форма протокола. При проведении голосования указывается количество голосов, полученных «за», «против» и «воздержались».

Решения, принятые в ходе совещания, доводятся до назначенных исполнителей:

  • Посредством вручения копии протокола либо выписки, заверенной секретарем.
  • Изданием распорядительных документов (приказов, постановлений, распоряжений) по организации на основании запротоколированных решений.
Поделитесь в социальных сетях:vKontakteFacebookTwitter
Напишите комментарий