Как правильно заверить копию документа?

Заверяет предприниматель

Руководитель может подтверждать копии разнообразных отчетов, справок, исходящих писем, приказов и других внутренних документов. Во всех остальных случаях копии заверяют лишь при условии, что настоящая бумага будет храниться на предприятии, например, это может быть трудовая книжка. Такое подтверждение копий позволяет в ситуации, когда данные при копировании искажены, возлагать на заверяющего, а не на нотариуса ответственность, в том числе материальную.

Например, при неточном введении цифр в номере счета в банке, деньги могут быть переведены налоговиками на другого получателя. Если же нужно будет их возвращать плательщику, то это потянет за собой существенные материальные затраты. При наличии подтверждения неправильного дублирования отвечать за ошибку будет тот, кто подал некорректные реквизиты, а не налоговик.

Случается, что ошибка закралась на этапе подачи данных по счетам самим банком. Тогда выход из ситуации будет искать финансовое учреждение, а не владелец документов, подававший копию. То есть человек уполномочен заверять корректность копирования данных документа, а не его самого. В таком случае он и отвечает за них. И требования налоговой инспекции при сдаче отчетности в таких ситуациях вполне законны.

Также копии данных документов могут подтверждаться таким способом для различных фондов внебюджетного типа, контрагентов, для выдачи подчиненным и так далее.

Подписывать достоверность дубликата может каждый сотрудник, на которого приказом должна быть возложена такая обязанность, что подтверждается через выданную ему доверенность. Что касается печати, то она подходит не только от руководителя, но и от отдела кадров. Индивидуальный предприниматель не обязан изготовлять печать, а следовательно, и подтверждать с ее помощью что-либо.

По его данным человек вправе сам заверять копию, которая снята с документа, выданного конкретно в его организации. Также под эту категорию подходят дубликаты документов, которые выданы другими учреждениями, но хранятся в этом.

Если копии документов заверяет предприниматель или руководитель предприятия, на них должны быть такие данные:

  • «копия правильна»
  • должность заверяющего дубликат
  • если должность не указана, то это начальник
  • подпись человека, подтверждающего дубликат
  • фамилия с инициалами как уточнение подписи
  • печать начальника или отдела кадров
  • информация о местонахождении оригинала документа
  • дата подтверждения копии или ее выдачи

Например, оформление подтверждающей части копии может выглядеть следующим образом:

Копия верна

Оригинал находится в ООО «Отрадное»

Исполнительный директор ООО «Отрадное» Подпись. Степанов Е. М.

06 мая 2016 г. Печать

Как и при нотариальном подтверждении, бумаги, дубликаты которых подтверждает начальник, не должны иметь подчисток, нечетко напечатанного текста, исправлений без оговорки «исправленному верить» с соответствующим подтверждением. Такой дубликат непригоден для делопроизводства или налоговой.

При подтверждении дубликатов бумаг, состоящих из нескольких страниц, они должны быть прошиты. В подобных случаях может подтверждаться дубликат каждого листа отдельно. Но если все составляющие сшиты ниткой в единую книгу, каждый лист пронумерован, то участок прошивки может быть заклеен листом с подтверждающей подписью, печатью и указанием числа листов.

Подтверждение правильности дубликата, сделанное начальником, должно быть максимально достоверным. Ведь за ним могут стоять как производственные проблемы, так и личные ситуации сотрудников. Основной способ наиболее точного выполнения данной операции – соблюдение действующего законодательства. А если это затрудняет, то можно заказать стандартный штамп с исчерпывающим комплектом формулировок, включая подтверждающие копии.

Правила заверения копий документов

Заверение двухстороннего документа

При оформлении подтверждения подлинности копий бумаг на предприятии, у его представителей часто возникает вопрос о том, кто имеет право заверять копии документов в организации. Руководитель субъекта хозяйствования правомерен заверять только те бумаги, которые были им подписаны. Допускается также работа с той документацией, оригиналы которой хранятся на предприятии. Однако стоит учесть, что бумаги, принадлежащие сторонним компаниям и физическим лицам, официально копировать разрешается только после получения специального разрешения. Исключением является заведение личного дела на работника, требующее копирования идентифицирующей личность документации.

Запись «копия верна» на документах, образец фото с которым можно ознакомиться, поможет понять, как правильно оформлять бумаги. Кроме этой записи, на ксероксном листе рекомендовано внести информацию:

  • о месте нахождения оригинальной версии документации;
  • должность и инициалы работника, заверяющего документ;
  • дата проведения мероприятия;
  • печать предприятия, если она предусмотрена его рабочим режимом.

Если официальная документация оформлена на нескольких листах, то необходимо заверять каждый из них . В качестве альтернативного варианта, с целью сокращения времени, необходимого для реализации процедуры, допускается сшивание ниткой или железной скобой отксерокопированных и пронумерованных листов. На месте крепления должна быть размещена бумажная наклейка, на которой необходимо указать информацию о количествах скреплённых листов, подпись и инициалы заверяющего лица. Печать должна быть поставлена таким образом, чтобы часть её находилась на вклеенном элементе.

Заверение несколько листов

Вопрос о том, как заверять документы «копия верна» образец которого можно увидеть на изображении ниже, регулируется нормативными актами, которые касаются оформления организационной и распорядительной документации на предприятии. Снимая копию для заверения, следует обратить внимание на качество оригинала. Если в документе не чётко просматриваются некоторые текстовые элементы, а также имеются исправления, приписки и помарки, то уполномоченные органы могут его не принять, даже при правильном заверении

Для чего может потребоваться такое действие

Правильное заверение ксерокопий документа означает присутствие всех реквизитов, определенных законодательно. Это дает документу юридическую силу.

Заверенная документация может использоваться для сдачи в суд, налоговую, контрагентам, работникам внебюджетных фондов, предоставления специалистам и пр

Она имеет важное значение в защите интересов и исполнении прав для физических и юридических лиц. Человеку может понадобиться заверенная копия для оформления наследства, в учебное заведение, при трудоустройстве, получения выплат и пенсий, разных имущественных сделок

Так, на основании АДПК РФ определяется норматив, по которому в судебные органы должны сдаваться ксерокопии и подлинники документов, заверенные правильно. Иначе решение суда будет отменено или оспорено.

Как заверить копию документа «обычной» организации?

Не стоит забывать о том, что в делопроизводстве по-прежнему действует Указ президиума ВС, изданный еще во времена СССР под номером 9779-Х от 04 августа 1983 года. Именно он и оговаривает вид заверительной подписи на документах всех рядовых организаций, не попадающих в две первые категории, рассмотренные выше. Официально данный Указ по-прежнему не отменен, более того 08 август 2003 года в него были внесены определенные изменения. Данные правила используются в обязательном порядке.

Согласно пункту №1 документа, верность копии подтверждается подписью руководителя либо должностного лица, уполномоченного на это, и печатью организации. Кроме того, следует указать дату выдачи и место, где хранится оригинал, то есть данное предприятие (учреждение и т.д.). Отличительная особенность заключается и в том, что прямо не прописывается состав надписи, поэтому многие используют не «ВЕРНО», а «КОПИЯ ВЕРНА», что тоже допустимо.

Отдельно рассмотрим вопрос права подписи такого документа.

Заверяем нотариально

Консультация нотариуса нужна не только при оформлении определенной сделки или получении доверенности. Многие документы и их копии нуждаются в заверении. Нотариальная служба действует четко в соответствии с ее законодательством. Чтобы не случалось отступлений от закона, деятельность нотариусов скрупулезно контролируется. Даже мелкие нарушения этих служащих строго караются. Благодаря этому доверие к нотариально подписанным копиям и актам остается незыблемым.

Чтобы подтвердить своей подписью бумагу, нотариус тщательно все перепроверит. Существуют общие правила подтверждения копий у нотариуса:

  • В качестве оригинала принимаются только неламинированные документы, чтобы можно было подтвердить их подлинность
  • Подпись на оригинале должна быть от руки, а не факсимильная
  • Документы, состоящие из нескольких листов, должны быть скреплены надлежащим образом
  • На всех листах должна быть подпись уполномоченного лица
  • Если бумаги оформлялись заграницей, их следует легализовать согласно международным правилам
  • Если оригинал поврежден, отчего часть текста не читается, то его копия не может быть нотариально заверена
  • Копия документа, целиком написанного или только с пометками карандашом, не допускается для подтверждения у нотариуса
  • Копия с исправлениями или добавлениями не заверяется нотариально
  • Копии об образовании без номера регистрации и подписей не могут подтверждаться нотариусом
  • Копию договора, написанного от руки, нотариус заверить не имеет права
  • Зачетная ведомость без наличия диплома нотариусом не заверяется
  • Некоторые виды медицинских актов, приведенные в указах Минздрава по заболеваниям, не могут заверяться нотариусом
  • Не заверяются данные не на русском языке, к которым отсутствует подтвержденный надлежащим образом перевод
  • Служебные и другие виды бумаг, имеющие обозначение о секретности или запрете копирования, не принимаются к рассмотрению
  • Наличие даже мелких отступлений от правил оформления является основанием для отказа свидетельствования его копии

Необходимость заверить копии документов у нотариуса может возникнуть у юридического или физического лица. У каждого для этого могут возникнуть свои причины.

Обращение физических лицРешение вопросов наследства
 Дарение и доверие имущества
 Оформление купли-продажи
Обращение юридических лицРегистрация частного предприятия
 Оформление лицензий и других разрешений
 Оформление банковского счета
 Документы, требующиеся для заверки копий у нотариуса

После проверки всех деталей юрист убедится в правильности регистрационных номеров и других реквизитов, подтверждающих подлинность. Клиент, обращающийся за подтверждением копии, показывает свой паспорт. Но для подтверждения личности подходит также водительское удостоверение.

На бумаге

Штамп «копия верна» оставляет оттиск прямоугольной формы с соответствующей надписью. Обычно штампы содержат в себе какие-либо рукописные записи, их использование позволяет значительно ускорить делопроизводство, особенно в организациях с большим объемом информации, например, в судах, полиции, иных органах.

Среди всей массы печатей одни из самых распространенных — «копия», «верно», «копия верна». Они могут быть обычные, с датой и с подписью.

В организации может быть сколь угодно таких штампов, количество не ограничено. При этом оттиск данной печати без подписи уполномоченного лица не имеет силы.

Электронные копии документов

Если документ содержит в себе несколько страниц, то заверить нужно либо каждую страницу в нем, либо пронумеровать и прошить все страницы, сделать бумажную наклейку и уже на ней поставить заверительную надпись. При этом количество страниц в документе не должно превышать 150, и прошивка должна быть выполнена так, чтобы не мешала ознакомлению с текстом на каждой страницей.

Электронные документы можно направить в инспекцию по ТКС в утвержденном налоговиками формате (Приказ ФНС от 18.01.2017 N ММВ-7-6/[email protected]), а также в виде скан-образов, в соответствии с порядком их представления (утв. Приказом ФНС от 17.02.2011 N ММВ-7-2/[email protected]). Заверены документы должны быть усиленной квалифицированной электронной подписью.

На выведенные на обороте нити наклеивается бумажная наклейка так, чтобы кончики нитей торчали из-под нее. Если сшивали степлером, то заклеивающая его бумажка должна быть достаточного размера, чтобы проставить на ней заверительную надпись. Если заверение многостраничных копий в вашей организации не редкость, то проще напечатать реквизит заверения на клейкой бумаге, вырезать и оборачивать ей.

На наклейке пишется: «Всего пронумеровано, сшито, скреплено печатью (указать число) листов». Количество листов обозначается цифрой, и словами. В остальном реквизит «Отметка о заверении копии» оформляется в обычном порядке.

Вспоминаем, что в него входит:

  • заверительная надпись от руки или оттиск штампа «Копия верна» (другой вариант — «Верно»);
  • должность, личная подпись должностного лица, имеющего право заверения, расшифровка подписи;
  • дата, когда происходит заверение (день, месяц, год);
  • при необходимости – оттиск печати

Копия верна.

Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью 50 (пятьдесят) листов.

Начальник отдела кадров    Ефимова    И.А. Ефимова

11.08.2017

Подлинник находится в архиве (ООО «Ромашка»), дело № 09-12

Оттиск печати

*Если организация использует печать, подробнее – в статье «Отмена печати для юридических лиц»

В любом случае это должен быть работник организации. Посторонние не имеют право заверять копии даже по доверенности (имеются в виду, например, юристы, бухгалтера, кадровики, работающие по договору подряда или аутсорсинга). Только свои, родные, штатные сотрудники! Это вытекает из формулировки «должностное лицо»: у наемных юристов и бухгалтеров никакой должности в компании нет.

Особенности документа

При этом наименование информационного листа, а также расшифровка подписи должны быть воспроизведены в полной мере.

В связи с отсутствием подлинной подписи какой-либо из сторон, копия нуждается в заверении.

Факт того, что копия имеет полное соответствие подлиннику, отмечается посредством особого реквизита, именуемого как «отметка о заверении», расположенного под подписью. В ее составе находится несколько важных элементов:

  • слово «Верно», написанное с прописной буквы;
  • указание наименования лица, заверившего экземпляр;
  • подпись уполномоченного лица для заверения;
  • расшифровка подписи;
  • указание даты заверения.

Компания вправе провести заверение только документов, которые были созданы в ее рамках. Если ведется речь о сторонних компаниях, то заверение допустимо только при наличии соответствующего разрешения от тех организаций. Если таковое отсутствует, можно заниматься изготовлением копий в процессе решения нескольких вопросов, перечень которых ограничен:

  • прием сотрудников на работу;
  • подтверждение стажа труда;
  • создание личного дела каждого.

На практике часто применяется вид копий, при котором материалы в автоматическом режиме получают заверение, причем это относится ко всем экземплярам. Такие элементы носят название умноженных экземпляров.

Первый из них обычно печатается на бланке, после прохождения процедуры заверения становится подлинником, а остальные превращаются в копии. Заверение и подтверждение в данном случае предполагает подписание, регистрацию, установление печати.

Процесс оформления разных видов копий может быть различным.

Во-первых, эти экземпляры могут быть разделены на несколько категорий.

  • Выписка, представленная копией элемента документа. Распространенным на практике является процесс выписок по личным составам, используемых при формировании личного дела каждого сотрудника. Оформление осуществляется на общем бланке, благодаря чему процесс воспроизведения основных реквизитов заметно сокращается.
  • Отпуск. Еще один элемент воспроизведения копий, осуществляемый уполномоченными лицами и упрощающий процедуру ведения дел в рамках предприятий различного типа и плана.

Так, порядок заверений копий документов организации достаточно прост, если разобраться в совершении этого процесса более детально.

Кто имеет полномочия заверять копии документов.

Заверять копии документов имеет право нотариальная контора, организации, фирмы и другие юридические и физические лица.

Постановлении ФАС Поволжского округа от 19.02.2014 по делу № А55-11264/2013.

Да и в тех случаях, когда суды применяли положения Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х, они их применяли главным образом для выяснения вопроса о том, в каком порядке должны заверяться копии документов.

То есть, когда нормативно или договором установлена обязанность того или иного лица представить заверенную копию документа, но при этом не сказано, каким именно образом она должна быть заверена (нотариально или достаточно подписи руководителя и т.д.), вот тогда суды для ответа на этот вопрос и ссылались на положения Указа № 9779-Х.

При этом ни одного судебного акта, в котором было бы сказано, что если по условиям договора сторона должна представить другой стороне копию документа, эта копия должны быть представлена именно в заверенном виде, мы не обнаружили.

Более того, некоторыми судами высказывается мнение о том, что положения Указа № 9779-Х вообще не подлежат применению в случае, когда копия документа выдается не физическому, а юридическому лицу (см., например, Постановление Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 23.12.2015 г.

Важно

Работнику достаточно оформить соответствующее заявление, а работодателю – изготовить и заверить копии в трехдневный срок.

В некоторых ситуациях требования законодательства обязывают граждан и организации заверить копии нотариально. Такой порядок устанавливается Основами законодательства РФ о нотариате. В противном случае бумага будет считаться недействительной.

Тем не менее, в некоторых случаях нотариус имеет право отказаться заверить дубликат.
При этом основными действующими лицами хозяйственных споров являются ЮЛ и ИП, поэтому проблем с заверением обычно не возникает.

Во всяком случае лучше заранее позаботиться о качестве копий, представляемых в материалы судебного дела, т. к. в дальнейшем возможно оспаривание принятых актов, и доказательства будут перепроверять другие инстанции.

Убеждены, что данная информация, а также свежие новости в законодательстве и представленные образцы, как заверять документы «копия верна», помогут и вам. Если же возникают сложности, всегда можете обратиться к профессионалам своего дела.

Пожалуй, нет такого бухгалтера, которому бы не приходилось готовить копии документов: для представления налоговика м статьи 88, 93 НК РФ , во внебюджетные фонд ы статьи 37, 38 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах. » , для выдачи работника м ст. 62 ТК РФ , участника м п. 2 ст. 91 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее — Закон об АО); п. 4 ст. 50 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее — Закон об ООО) , для участия организации в конкурсе (аукционе ) п. 2 ст. 35, п. 2 ст.

У нотариуса

Если нормативными документами установлена потребность в нотариальном заверении копий, то необходимо обращаться к нотариусу, иначе бумага не будет действительной. Это может быть копия паспорта, трудовой книжки или какого-либо приказа.

Нотариус может заверять копии документов при предоставлении их оригиналов, оформление и состав которых выполнены согласно российскому законодательству. Согласно установленным правилам, нотариус определяет личность лица, обратившегося для подтверждения дубликатов документов. При этом проверяется паспорт или другой документ удостоверения личности.

Заверять копии бумаг по доверенности можно лишь в том случае, если она включает подобные полномочия. Ее необходимо составлять по установленным правилам, которые оговорены законами о нотариате.

Срок действия копий документов, заверенных нотариусом, не ограничен законодательно.

Но существуют ситуации, когда у него нет прав на заверение дубликатов следующей документации:

  • с грифом секретности;
  • договоров, составленных в письменной форме с нотариально не удостоверенной подлинностью подписей;
  • дипломов об обучении без номера регистрации, подписей лиц;
  • выписок без дипломов;
  • медицинской документации с указанием о заболеваниях и др.

Также определенные требования предъявляются к содержанию и оформлению документов. Нотариус не имеет право на заверение копий следующих бумаг:

  • при наличии в тексте неоговоренных приписок, корректировок, перечеркнутых слов и других исправлений или особенностей;
  • при написании некоторых фрагментов карандашом;
  • при наличии нечитаемых слов, реквизитов, печатей или подписей;
  • при нарушенной целостности;
  • при отсутствии нумерации многостраничного документа, скрепления печатью и сшивки;
  • при наличии факсимильной подписи;
  • при ламинации документа, когда сложно определить его подлинность.

Как выглядит образец доверенности на право подписи за директора — смотрите здесь.

Если вас интересует, как правильно заполнить трудовую книжку, прочтите эту статью.

Сшиваем копию

Отксерив пачку документов или распечатав ее скан-копию, рассортировываем документы (если нужно). Затем пачка документов сшивается. Причем «сшивается» – глагол очень размытый. Нужно смотреть нормативы, под которые вы попадаете при подготовке многостраничной копии. Так, чтобы предоставить документы в налоговую, их нужно именно сшить нитками.

Или в письме-запросе, для ответа на который вы готовите пачку копий, написано именно «сшить нитками в 4 прокола». Тогда делать нечего: сшиваем нитками, даже если там три листа. Не забудьте вывести концы нитей, после сшивки заверяемых документов, с оборотной стороны. Они обязательно должны быть снаружи.

Если вы уверены, что никаких подобных директив не имеется, «сшить» можно и степлером. Но тогда документ оборачивается через край бумажной наклейкой, так, чтобы скоба попала под нее. Это делается для подтверждения того, что ничего из-под этой скобы не было вынуто и ничего не было подложено.

Не забывайте, что при сшивке пачки необходимо обеспечить не только свободное чтение текста, но и доступ ко всем подписям, датам, визам и резолюциям, что стоят на подлинниках. Пачка копий должна быть крепко сшита и не рассыпаться в руках.

Порядок заверения документов в нотариальной конторе

Как правильно заверить документы, можно выяснить в любой нотариальной конторе. Требования к проведению такой процедуры обычно одинаковые. Это физическое присутствие заинтересованного гражданина с указанным документом на руках. Обратиться к юристу может не обязательно владелец документа, а любой гражданин, которому это доверено сделать. Для этого ему нужно иметь при себе паспорт, оригинал и качественную копию документа, на которой отчетливо читается текст, и отображаются графические элементы.

Срок действия нотариально заверенных документов законодательством не определен, то есть он действует бессрочно. Вопрос о том, сколько стоит заверить документ у нотариуса, зависит от утвержденных в конторе тарифов. Как правило, нотариальная палата регулирует эти моменты, поэтому стоимость примерно одинаковая у всех нотариусов. Что касается документов на иностранном языке, цена таких услуг выше, так как включает в себя стоимость работы переводчика.

Особенности заверения выписок из документов

  • проставляется надпись «Верно» или «Копия верна»
  • должность лица, заверившего копию,
  • личная подпись лица, заверившего копию,
  • расшифровка подписи (инициалы и фамилия),
  • дата заверения,
  • печать организации/ИП.
  • в многостраничном документе проставляется заверительная надпись на каждом листе ИЛИ документ сшивается и
    заверительная надпись делается на месте сшивки.

Пример

Верно/Копия вернаГенеральный директор Личная подпись И.И.ИвановДатаПечать

Обратите внимание!

Срок заверения документов на момент предоставления не должен превышать:

  • копия паспорта — 3-х дней
  • копии остальных документов — 1 месяца
  • проставляется надпись «Верно» или «Копия верна»
  • должность лица, заверившего копию,
  • личная подпись лица, заверившего копию,
  • расшифровка подписи (инициалы и фамилия),
  • дата заверения,
  • печать организации/ИП.
  • в многостраничном документе проставляется заверительная надпись на каждом листе ИЛИ документ сшивается и заверительная надпись делается на месте сшивки.

Срок заверения документов на момент предоставления не должен превышать:

  • копия паспорта — 3-х дней
  • копии остальных документов — 1 месяца

Копии, заверенные правильным образом, требуются гражданам и предпринимателям во множестве ситуаций:

  • получение кредита или оформление ипотеки;
  • оформление социальных пособий или материальной помощи;
  • заключение сделок с недвижимостью (в отдельных ситуациях);
  • получение наследства;
  • оформление лицензии.

Порядок заверения копий документов в действительности довольно прост, хотя и регулируется одновременно несколькими законодательными актами, один из которых и вовсе действует с 1983 года:

  • Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 № 9779-X;
  • Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-200 от 3 марта 2003 № 65-ст.

Рассмотрим общие правила заверения копий документов. Для получения заверенной копии, работник в устной или письменной форме обращается напрямую к работодателю или в отдел кадров. Письменное заявление готовится в свободной форме. Обычно проблема решается в течение одного рабочего дня, но в ряде случаев требует 2-3 дней. Для заверения нужен оригинал и его копия.

Если оригинал хранится у работодателя, он сам снимает копию, заверяет её и передаёт работнику. Подпись гражданина не требуется.

В ряде случаев требуется завизировать не копию, а только отдельную выписку. Например, из устава организации, договора или постановления. Как это сделать правильно? К выпискам не предъявляется строгих требований, большая часть их выполняется в свободной форме и даже не требует подписи руководителя. Чтобы выписка считалась действительной, достаточно следующих рекомендаций:

  • указываются дата и регистрационный номер оригинального документа;
  • если у документа есть преамбула, она указывается в выписке без сокращений и изменений;
  • в тексте оставляют только те пункты и строки, которые имеют значение в данной ситуации, пункты указываются с оригинальными номерами;
  • указывают должность и имя лица, подписавшего основной документ.

Затем выписку заверяют штампом «Верно» и подписью составителя. В отличие от заверенных копий, визировать выписки могут не только руководители. Например, поставить штамп и свою подпись вправе секретарь, составивший выписку.

Обратите внимание, иногда требуется только перевод документа, а иногда — перевод и нотариальное заявление. Всегда уточняйте в месте предъявления, какой именно вариант им требуется

Поделитесь в социальных сетях:vKontakteFacebookTwitter
Напишите комментарий