Должностная инструкция офис-менеджера

Должностная инструкция личного помощника руководителя

Основные требования к должности личного помощника руководителя, круг обязанностей, функций и порядок решения возможных спорных ситуаций прописываются в должностной инструкции. Это внутренний нормативный документ организации, на основании которого легко осуществлять контроль выполнения работником своих обязанностей. Должностная инструкция – это своеобразное руководство к действию. Она обязательна для исполнения.

В связи с тем, что работа в этой должности имеет ряд существенных особенностей, к составлению должностной инструкции стоит подойти со всей ответственностью и серьезностью, чтобы прописать все нюансы рабочего времени и отдыха, компенсацию за переработки и др.

Ни в коем случае не стоит путать должностную инструкцию личного помощника руководителя и помощника руководителя проекта. Должность последнего, как правило, временная и ограничивается периодом реализации конкретного проекта.

Также в должностной инструкции стоит грамотно и четко прописать название должности, при этом внимательно следить за актуальностью и соответствию действующим нормативным актам.

Как за 1 неделю заработать больше, чем за месяц? Разбор от Петра Осипова: тест ниш | Бизнес Молодость

Офис менеджер по продажам — должностные обязанности

Основной обязанностью сотрудника является, непосредственно, реализация товара. Офис менеджер по продажам занимается поиском потенциальных клиентов, ведет с ними переговорный процесс, оговаривая все моменты реализации, включая цены и условия поставки. После удачных переговоров, работник отслеживает все этапы сбыта товара: доставка и отгрузка продукции покупателю, а так же своевременную оплату товара клиента.

К должностным обязанностям работника отдела реализации входят:

  • Поиск новых клиентов;
  • Мониторинг потребностей потенциальных покупателей;
  • Ведение отчетности по сбыту;
  • Прием и обработка заказов от клиентов;
  • Информирование клиентов о предстоящих изменениях в ассортименте или ценовой политике товара;
  • Взаимодействие с другими отделами предприятия с целью достижения целей организации;
  • Участвовать в рабочих совещаниях.

Офис менеджер по продажам так же должен уметь заинтересовать клиента в сотрудничестве, и обеспечить максимально длительное сотрудничество со всей клиентской базой

Чем руководствуется в своей деятельности офис менеджер по продажам?

В своей трудовой деятельности работник отдела сбыта обязан придерживаться законодательных актов Российской Федерации, устава компании. Сотрудник обязан соблюдать в период своей трудовой деятельности:

  • Правила внутреннего распорядка;
  • Политику конфиденциальности;
  • Приказы и нормативную документацию организации;
  • Правила своей должностной инструкции.

Соблюдение вышеуказанных пунктов гарантирует успешную трудовую деятельность офис менеджера.

Основные функции офис менеджера по продажам

Основной целью работы офис менеджера является максимальное количество реализованной продукции. Хороший сотрудник должен уметь организовывать деловые встречи, а так же грамотно вести переговорный процесс. Работник должен ежемесячно составлять план реализации товара на последующий месяц и строго придерживаться этого документа. К основным функциональным обязанностям работника относятся:

  • Работа с клиентами (организация переговоров, деловых встреч, подписание контрактов на поставку товара);
  • Подержание рабочих отношений с клиентами по средствам встреч, телефонных переговоров, общение через интернет;
  • Привлечение новых клиентов, с целью увеличения объемов продаж;
  • Проводит регулярный анализ рынка.

Так же работник ведет документальные отчеты по реализованной продукции, следит за клиентской базой, регулярно обновляя информацию в ней.

Как составить должностную инструкцию

В состав документа входит 4 раздела. К ним относятся:

  • общие положения;
  • права специалиста;
  • обязанности;
  • ответственность.

Занимаясь заполнением первого раздела, нужно заполнить общие сведения о профессии. В бумаге должно быть указано полное наименование должности и ее категорию.

Наказания применяются в том случае, если специалист не исполняет возложенные на него обязанности или делает это в ненадлежащей форме.

Затем прописывается, кому непосредственно подчиняется сотрудник. В этом же разделе требуется указать, имеются ли у офис-менеджера собственные подчиненные. В разделе также прописываются сведения о необходимом стаже для получения должности, образовании и навыках.

Закончив с заполнением общего раздела, предприниматель может переходить к записи прав работника. Их список зависит от функции офис-менеджера. К перечню классических прав, прописываемых в инструкции, относятся:

  • возможность получать сведения у работников офиса;
  • получать сведения о решениях, принятых руководством;
  • просить предоставлять отчеты в соответствии с установленной формой;
  • предлагать управляющему компанией идеи по модернизации рабочего процесса;
  • ожидать от руководящего состава содействия в осуществлении обязанностей.

Должностные обязанности – раздел, заполнять который требуется особенно тщательно. В нем необходимо подробно прописать все функции, которые будет выполнять специалист в процессе осуществления трудовой деятельности.

В последнем разделе следует прописать все виды ответственности, к которым может быть привлечен специалист. Однако на практике в документе не указывают конкретные меры воздействия, ограничиваясь общими формулировками. В должностной инструкции указывают, что офис-менеджер может быть привлечен к следующим видам ответственности:

  • дисциплинарной ответственности;
  • административной ответственности;
  • уголовной ответственности;
  • материальной ответственности.

Если работник во время трудовой деятельности нарушит действующее законодательство, он будет привлечен к ответственности, равной совершенному деянию. Порча имущества компании или нанесение ей иного вреда может повлечь за собой необходимость выплаты материальной компенсации в пользу фирмы.

Что входит в должностные обязанности секретаря

На самом деле работа секретаря, как и менеджера, не ограничивается вежливым приемом посетителей и ответами на звонки руководству. У него немало обязательств, связанных с обработкой документов и организацией совещаний.

Второй раздел, описывающий должностные обязанности, включает в себя следующий перечень функций.

  1. Прием корреспонденции, поступающей на имя директора, и ее распределение по структурным подразделениям организации.
  2. Прием заявлений и бланков на подпись руководителя.
  3. Подготовка документов и прочих материалов, которые требуются для работы директора.
  4. Отслеживание своевременного рассмотрения и предоставления результатов по документам, направленным в различные структурные подразделения и отдельным лицам (например, менеджерам).
  5. Проверка правильности оформления и редакция документов, переданных директору на подпись.
  6. Организация телефонных переговоров руководства.
  7. В случае отсутствия руководителя фиксирование информации, а затем доведение до его сведения.
  8. Подготовка ответов на полученные письма, запросов в сторонние организации и прочих документов, порученных директором.
  9. Составление программы совещаний, сбор информации, приглашение участников и их последующая регистрация, оформление протоколов заседаний.
  10. Контроль соблюдения распоряжений руководства.
  11. Обеспечение директорского места необходимыми канцелярскими товарами и техникой, создание условий для наиболее эффективной работы.
  12. Прием посетителей.
  13. Перенос информации в базу данных либо печать рабочих материалов по распоряжению директора.
  14. Копирование документов на ксероксе.
  15. Формирование дел по установленной номенклатуре, их хранение и своевременная сдача в архив.
  16. Соблюдение внутреннего распорядка организации, техники безопасности, противопожарной защиты.
  17. Поддержание порядка на своем рабочем месте.

Важно! От секретаря, как и от менеджера и других работников, ожидается выполнение приказов руководства и следование Правилам внутреннего распорядка, которые приняты на предприятии.

Это ключевые рабочие функции, которые включает в себя должностная инструкция секретаря руководителя

Помимо приема посетителей, здесь уделяется внимание контролю за соблюдением приказов директора, организация собраний и ведение протоколов

Должностная инструкция офис менеджера с функциями секретаря

Конечно, сама должность офис менеджера, да еще с функциями секретаря, понятие обтекаемое. Здесь может возникнуть масса проблем, поскольку, когда берут человека на такую вакансию, то предполагается, что он будет выполнять все: от подачи кофе до управления всем офисом. И если провести опрос сотрудников, которые когда-то работали на такой должности, то половина из них вообще не видели такого документа как должностная инструкция.

Но наличие должностной инструкции зависит не от самого офис менеджера, а от руководителя, который хочет или нет соблюсти закон, и защитить права самого сотрудника. И далее поговорим о том, что может входить в функции, задачи и обязанности такой штатной единицы.

Структура должностной инструкции офис менеджера с функциями секретаря будет представлена в таблице.

Название раздела должностной инструкцииСущность
Общие положенияЗдесь нужно указать следующее:

·        Должность относится к категории специалистов;

·        Принимаются субъекты только с высшим образованием по соответствующему или схожему профилю;

·        Наличие стажа работы на аналогичной должности;

·        Назначение на работу осуществляется директором.

То есть в общем разделе нужно указать те требованиям, которым должен соответствовать потенциальный кандидат на вакансию. Например, можно одним из пунктов указать, что обязательно должен знать офис менеджер: какие программы, какую информацию, в каких понятиях ориентироваться и т.д.

Должностные обязанностиЭто наиболее обширный раздел, где нужно указывать то, что должен выполнять офис менеджер с функциями секретаря. Конечно, представленный далее список обязанностей не является общеобязательным, но он может быть взят за основу:

1.     Обеспечивать офис канцелярскими принадлежностями и другими МШП, необходимыми для нормального функционирования офиса;

2.     Следить за правильной работой оргтехники офиса;

3.     Осуществлять действия, направленные на обеспечение нормальной работы офиса, в частности: отвечать на звонки, принимать корреспонденцию, передавать поступающую информацию руководителю, собирать документы на подпись, передавать их начальнику, а потом передавать по отделам;

4.     Составлять и доводить до сведения структурных подразделений приказы, распоряжения руководителя;

5.     Осуществлять подготовительную и организационную работу по провидению переговоров с партнерами, совещаний с подчиненными, общение с прессой и т.д.;

6.     Своевременно осуществлять печать поступающей на имя руководителя корреспонденции;

7.     Осуществлять делопроизводство офиса, в том числе регистрировать входящие и исходящие бумаги;

8.     Проводить контроль и организовывать посещение граждан в стенах кабинета руководителя;

9.     Вести учет поступающих в офис товаров и услуг;

10.                        Контроль над соблюдением чистоты, техники безопасности, пожарной безопасности в офисе.

Это лишь базовый перечень обязанностей. По усмотрению руководителя он может быть расширен.

Права офис менеджера с функциями секретаряКаждый сотрудник имеет права, предусмотренные законом, кроме того ему предоставлен ряд прав в зависимости от поставленных перед ним обязанностей. Так офис менеджер имеет следующие права:

·        Разрабатывать и предлагать новшества по улучшению работы офиса;

·        Осуществлять запросы и ходатайства в отделы по поводу предоставления нужной информации;

·        Своевременно в полном объеме знакомиться с решениями руководства, которые прямо или косвенно затрагивают его работу;

·        Требовать от руководителя комфортных условий труда, которые обеспечивают выполнение поставленных перед ним задач.

Как правило, раздел «Права» всегда по объему наименьший.

ОтветственностьЛюбой сотрудник должен нести ответственность за невыполнение своих функций или за нарушение законодательства. Офис менеджер не является исключением.

Он несет определенную ответственность, которая и прописывается в должностной инструкции. Кроме того, в инструкции прописано и за что он несет ответственность:

·        За невыполнение своих должностных обязанностей;

·        За ненадлежащее выполнение своих обязанностей;

·        За нарушение норм законодательства;

·        За причинение материального ущерба предприятию;

·        За использование активов фирмы в собственных целях или в целях, не предусмотренных внутренним распорядком.

Личные качества офис-менеджера и общие требования к кандидатам

Офис-менеджер

Все директивы руководства, адресованные сотруднику, исполняются в кратчайшие сроки. По этой причине от кандидата требуют, чтобы он был ответственным и исполнительным, пунктуальным. При этом не менее важны умственные способности кандидата: отличная память и умение сконцентрироваться на проблеме.

Человек, стремящийся занять эту привлекательную должность, осознает, что будет лицом компании, поэтому здесь ему придется проявлять все свои коммуникативные навыки. Он должен проявлять доброжелательность по отношению к посетителям и клиентам компании.

Очень важное условие для принятия на эту должность: кандидату необходимо обладать грамотной речью, знать и применять основы деловой этики, уметь организовывать и вести деловые переговоры. Какие личные навыки нужно сотруднику развивать в себе, чтобы добиться успеха на офисном поприще?

Какие личные навыки нужно сотруднику развивать в себе, чтобы добиться успеха на офисном поприще?

Общие положения

1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов предприятия, подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.2. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы не менее 2-х лет по специальности или по смежным специальностям (секретарь, делопроизводитель, инспектор, референт и т. п.).

1.3. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом генерального директора по представлению руководителя службы по работе с персоналом.

— действующим законодательством РФ;

— Уставом предприятия;

— Положением о функциональных службах предприятия;

— правилами трудового распорядка;

— приказами, распоряжениями, указаниями руководства предприятия;

— нормативно-методическими материалами;

— настоящей должностной инструкцией.

— структуру организации, направления ее деятельности, распределение обязанностей между заместителями руководителя, функции и направления деятельности структурных подразделений предприятия, основные организации-партнеры и их руководителей;

— организацию делопроизводства, схемы документооборота;

— порядок прохождения и порядок контроля за прохождением служебных документов;

— государственные стандарты по оформлению управленческих, организационно-распорядительных документов;

— инструкцию по делопроизводству, систему первичного кадрового учета;

— правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;

— деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию, правила ведения телефонных переговоров;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

— .

— составлять деловые письма, проекты приказов, распорядительных документов, вести протоколы, вести кадровый учет рабочего времени;

— редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;

— вести деловые переговоры;

— пользоваться средствами связи, возможностями интернета, организационной, множительной техникой;

— работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, EXCEL, COTUS;

1.7. Во время отсутствия офис-менеджера его замещает или другое должностное лицо, назначенное генеральным директором.

Что представляет собой должностная инструкция

Наверное, трудно найти человека трудоспособного возраста, который хотя бы раз в жизни не сталкивался с должностной инструкцией. Но если кто-то еще в виду своей занятости не слышал о таком документе, то:

  1. должностная инструкция – это документ организационно-правового характера, который закрепляет функции и обязанности определенной должности, предусмотренной в штатном расписании;
  2. бумага содержит информацию о правах и ответственности такого должностного лица в соответствии с действующим законодательством, Трудовым правом и внутренним регламентом предприятия.

Кому выгодно, чтобы такой документ был на предприятии? Это выгодно всем:

  • Работодателю, который может четко определить обязанности сотрудника и, в случае чего, спросить с него за их невыполнение;
  • Работнику, который осуществляет свою деятельность на предприятии исключительно в рамках своих должностных обязанностей. Выполнение задач и функций, не прописанных в таком правовом документе, не входит в компетенцию штатного сотрудника;
  • Трудовой инспекции и другим контролирующим организациям, которым легче с наличием инструкции доказать и фиксировать факт нарушения трудового законодательства.

Таким образом, наличие такого документа является обязательным залогом соблюдения трудового законодательства. Кроме того, такой документ выполняет ряд важных функций, среди которых можно выделить следующие:

  1. Точно и правильно распределять функции среди штатных работников;
  2. Обеспечивать выполнение поставленных задач и целей конкретным работником, отделом и в целом предприятием;
  3. Защищать права работника, четко их определив в документе;
  4. Обеспечивать правильное подчинение сотрудника конкретному руководителю;
  5. Правильно мотивировать работника к труду;
  6. Повышать эффективность работы в целом.

Составление должностной инструкции секретаря

Шапка

Вверху инструкции, в ее правой верхней части следует отвести место для утверждения руководителем предприятия. Тут надо заполнить всего несколько строк: его должность (генеральный директор, директор), наименование компании, фамилию, имя, отчество и оставить место для подписи с расшифровкой. Затем посередине строки пишется название документа.

Со второй части начинаются основные разделы.

Общие положения

В первом разделе под названием «Общие положения» сначала вписывается, о чем пойдет речь в данном документе, затем указывается порядок назначения и увольнения секретаря, кому именно он подчиняется, а также требования по квалификации, которым он должен соответствовать (специализация, образование, дополнительные курсы и т.п.), необходимый стаж и опыт работы.

Затем в этом же разделе перечисляются все законы, нормативы, правила, распоряжения, с которыми секретарь обязан быть знаком: стандарты и формы документов, принятых в организации, правила ведения делопроизводства, знание оргтехники и т.д. Ниже надо написать, кто замещает секретаря в случае его отсутствия на рабочем месте (без указания фамилий конкретных сотрудников)..

Обязанности секретаря

Следующий раздел «Функциональные обязанности» касается обязанностей, которые должен выполнять секретарь. Их нужно расписывать по возможности максимально подробно, отдельными пунктами, в соответствии с потребностями компании и учетом рабочего времени работника.

Права секретаря

Раздел «Права» включает в себя инициативы и полномочия, которыми имеет право пользоваться секретарь для наиболее эффективной деятельности. Обычно сюда вписывается возможность его взаимодействия с другими структурными подразделениями компании, а также с руководством.

Ответственность секретаря

В разделе «Ответственность» следует точно прописать нарушения, за которые секретарь может понести дисциплинарное наказание в виде лишения премии, замечания, выговора или даже увольнения. В одном из пунктов можно отметить, что применяемые меры воздействия соответствуют рамкам закона и Трудового кодекса РФ.

Условия работы

В пятый раздел должностной инструкции секретаря под названием «Условия работы», вписывается чем они, эти условия, определяются (например, внутренним трудовым распорядком), а также какие-то особенности – к примеру, поездки в командировки, сменный график и т.п.

Право подписи

Последний раздел данного документа включает всего один пункт, а именно – определяет документы, которые имеет право заверять своей подписью секретарь.

После тщательного заполнения должностной инструкции ее надо согласовать с сотрудником, который несет ответственность за соблюдением правил и норм, прописанных в должностной инструкции секретаря (это может быть руководитель секретариата, начальник кадровой службы и т.п.). Здесь требуется вписать его должность, название компании, фамилию, имя, отчество, а также заверить все это подписью с расшифровкой.

Далее указываем служебные и личные данные о сотруднике: фамилию, имя, отчество, должность, опять же название организации, паспортные данные, подпись и дату ознакомления с документом. Печать ставить необязательно, поскольку документ является частью внутреннего документооборота организации.

Требования к сотруднику

Одним из важных требований, предъявляемых к сотруднику, часто является знание иностранных языков. Также важны знания основ делопроизводства и деловой этики, обладание навыками ведения административно-хозяйственной деятельности

Не меньшее внимание уделяется работодателем грамотной речи и навыкам владения офисной техникой

Приступив к работе, офис-менеджер должен выяснить:

  • структуру компании и принципы зонирования различных служб;
  • принципы управления персоналом компании;
  • сферу деятельности компании, рамки полномочий и пределы ответственности офисных сотрудников;
  • методы планирования и мотивации, используемые в компании;
  • особенности построения документооборота и порядок ведения делопроизводства;
  • особенности составления и оформления документации по стандартам, принятым в компании;
  • принципы организации обеспечения офиса предметами производственной необходимости (канцелярией, предметами обихода, санитарно-гигиеническими средствами, расходными материалами и пр.);
  • техническое оснащение офиса и правила работы с имеющейся техникой;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила техники безопасности, охраны труда, противопожарной безопасности и производственной санитарии.

С одной из таких обязательных инструкций (по охране труда) вы ознакомитесь, прочитав нашу статью «Инструкция по охране труда для офисных работников (2016)».

Основные права офис-менеджера следующие:

  • ознакомление с документацией, имеющей отношение к выполняемым им должностным обязанностям;
  • внесение предложений по улучшению офисной работы;
  • подписание и визирование документации, входящей в его компетенцию;
  • распоряжение вверенными денежными средствами и материальными ресурсами для достижения поставленных целей и выполнения возложенных функциональных обязанностей;
  • подача руководителю данных о кадровом перемещении подчиненных сотрудников, наложении дисциплинарных взысканий;
  • требование о создании надлежащих условий для исполнения возложенных на него обязанностей.

В случае если офис-менеджер не справляется со своими обязанностями, он несет ответственность в рамках, предусмотренных трудовым законодательством.

3.1. Обращаться к руководителям подразделений предприятия за информацией по подготовке, исполнению документов.

3.2. Требовать от исполнителей доработки документов, если они подготовлены с нарушением установленных норм, правил, стандартов.

3.3. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями клиентов, партнеров, иных посетителей офиса, телефонными звонками.

3.4. Вносить предложения, направленные на оптимизацию документооборота и делопроизводства.

3.5. Требовать соблюдения своих трудовых прав и обязанностей, установленных трудовым договором и законодательством РФ.

4.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов.

4.2. Сохранение конфиденциальности информации.

4.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное, несвоевременное исполнение обязанностей.

4.4. Нарушение правил трудового распорядка, производственной дисциплины.

4.5. Необеспечение сохранности документов и вверенных материальных ценностей.

4.6. Неправомерное использование предоставленных прав, использование коммерческой информации в личных целях.

Должностная инструкция может быть изменена, дополнена приказом генерального директора.

//

Так в итоге, какими качествами должен обладать личный помощник руководителя

Хороший личный помощник:

  • владеет навыками различных специальностей: управлением персоналом, тайм-менеджментом, кризис-менеджментом, обязанностями офисного сотрудника;
  • в совершенстве знает процесс и умеет провести переговоры;
  • обладает высокой степенью интеллектуального развития, может участвовать в беседе на любую тематику, даже не имеющую отношения к бизнесу;
  • интересы своего руководителя ставит выше своих собственных;
  • имеет хороший вкус, тактичен и доброжелателен;
  • обладает быстрой скоростью мышления, способен оперативно и правильно принимать верные решения;
  • знает сферу своей ответственности, четко чувствует и соблюдает границы своих функциональных обязанностей: не задает слишком много ненужных вопросов по пустякам и не совершает сомнительных действий за спиной руководителя;
  • логичен во всем, может предопределять принципы и взгляды руководителя на основные вопросы; когда действует и принимает решения от его имени, то, как правило, без ущерба для дела.

КАК ИЗМЕНИТЬ СВОЮ ЖИЗНЬ?! ЖЕСТКИЙ РАЗБОР с Петром Осиповым и Михаилом Дашкиевым | Бизнес Молодость

Поделитесь в социальных сетях:vKontakteFacebookTwitter
Напишите комментарий