Должностная инструкция администратора гостиницы

Общие требования, предъявляемые к работнику

Основываясь на вышесказанном можно сделать вывод, что администратор является своеобразной визитной карточкой заведения. Это означает, что процесс выбора специалиста на эту должность заслуживает повышенного внимания. Соискатель этой вакансии должен обладать не только соответствующим уровнем знаний, но и практическим опытом работы в гостиничном бизнесе. Диплом о высшем уровне образования является свидетельством того, что конкретный человек желает получать новые знания и постоянно работает над своими личностными качествами. Наличие профессионального опыта гарантирует, что выбранный претендент знает все нюансы и тонкости гостиничного бизнеса. Выбор опытных специалистов позволяет значительно снизить временные и денежные затраты на обучение персонала. Многие руководители подобных компаний хотят видеть в своих рядах работников, владеющих компьютерной грамотностью.

В современных условиях бизнеса, отсутствие навыков работы с компьютером можно рассматривать как признак недостатка образования. Этот фактор может свидетельствовать о том, что конкретный работник не желает проходить обучение и развивать свои профессиональные навыки. Также следует отметить, что знание иностранного языка не является обязательным требованием к специалисту. Однако владение английским языком, может выгодно выделить претендента на фоне его конкурентов.

Одним из главных требований к претенденту является знание основ работы с учетной и финансовой документацией. В бланках, составленных специалистом, должны отсутствовать орфографические и грамматические ошибки

При собеседовании с претендентом особое внимание уделяется его речи. Грамотная манера общения и отсутствие словесных оборотов с двусмысленным значением значительно повышают шансы на получение должности

Перед тем как назначить специалиста на должность, руководство компании проводит различные тесты с целью выявления уровня психологической устойчивости к стрессовым факторам. Неумение противостоять конфликтам может перечеркнуть все положительные качества личности.

Основные правила должностной инструкции администратора кафе

Действующим законодательством не предусмотрена единая форма должностной инструкции. Отсутствие типового документа позволяет руководству предприятия составлять его на свое усмотрение. Однако при этом должны быть учтены все Кодексы, действующие в России.

Отсутствие единой формы привело к тому, что в некоторых случаях граждане, занимающие одну и ту же должность, но на разных предприятиях, выполняют различные функции. Несмотря на это, в большинстве случаев обязанности не отличаются.

В должностную инструкцию в обязательном порядке должны быть включены такие пункты:

  • общие положения;
  • обязанности;
  • права;
  • ответственность.

Внимание! Руководство предприятия имеет право дополнять документ другими разделами. Должностная инструкция составляется в одном экземпляре

После подписания документа его убирают в личное дело сотрудника. В том случае, если кафе имеет сеть заведений, в каждом из которых работает администратор, должно быть сделано количество экземпляров документа, соответствующее числу работников. Каждый документ визируется руководителем учреждения, подписывается работником, занимающим должность, и хранится в его личном деле

Должностная инструкция составляется в одном экземпляре. После подписания документа его убирают в личное дело сотрудника. В том случае, если кафе имеет сеть заведений, в каждом из которых работает администратор, должно быть сделано количество экземпляров документа, соответствующее числу работников. Каждый документ визируется руководителем учреждения, подписывается работником, занимающим должность, и хранится в его личном деле.

Обязанности работников гостиницы

Каждый отель сети – знак качественного обслуживания и комфортного проживания для гостя.

• Единая система бронирования.

• Привлекательность для соискателей (сетевые отели имеют большую аттрактивность для сотрудников в силу больших перспектив карьерного роста).

• Согласно статистическим данным, сетевые отели имеют средний доход на 60% больше, и на 8% больше заполняемость, чем самостоятельные предприятия.

Каждый из пунктов по-своему показателен. Преимущества сетевой компании очевидны, и мы в своей работе уже давно руководствуемся именно таким методом. В нашей сети сегодня успешно работают восемь отелей, и в ближайшее время к нам присоединятся еще несколько объектов. Поэтому мы, испытав на себе все плюсы и минусы сетевой работы, с уверенностью можем сказать, что объединение – это выгодный метод продвижения и развития отеля.

Так в чем же заключается наша работа, и что мы готовы предложить вам.

Компания «Hotelmaster» эффективная управляющая компания, успешно работающая на рынке уже больше пяти лет.

Но что же такое управление? И что значит это слово для владельца гостиницы или любой другой недвижимости, желающего отдать свой объект в управление?

Во-первых, вы должны понимать, что, отдавая свой объект в управление, все права на собственность остаются за вами. Управляющая компания заключает с собственником договор на управление, в соответствии с которым компания осуществляет управление вашим объектом за установленную плату. Владелец же объекта получает прибыль/плату в установленном размере за пользование его объектом.

Другими словами, отдавая в управление свой отель, вы забываете обо всех проблемах, связанных с наймом персонала, с рекламой вашего объекта, с привлечением клиентов и т.д. Вы только получаете прибыль.

Ко всему прочему, на практике подтверждено, что договор на управление обеспечивает быстрое и легкое проникновение на рынок. Поэтому, мы уверены, если вы хотите быстро и без усилий с вашей стороны раскрутить вашу гостиницу – обращайтесь в управляющую компанию. Не имеет значения, хотите ли вы запустить новый объект с нуля, или ваша гостиница проработала на рынке какое-то время, но не принесла ожидаемый доход мы готовы сотрудничать!

Со своей стороны мы предлагаем два вида сотрудничества: аренда и управление. (формы управления гостиницей)

Аренда сдача определённого количества номеров за определённую стоимость, которая оговаривается заранее.

Управление гостиницей ведение хозяйства в гостинице за определённую плату (процент).

Плюсы аренды:

• Помесячный график платежей.

• Все расходы несёт управляющая компания.

• Владелец получает деньги за месяц вперёд.

• Владелец не тратит деньги на управление, налоги, маркетинг и рекламу.

Плюсы управления:

• Расходы на управление, хозяйство и налоги несёт владелец гостиницы, но управляющая компания оптимизирует их.

• Расходы на рекламу и развитие несёт управляющая компания.

• Управляющая компания даёт хороший процент загруженности гостиницы.

Преимущества Управляющей компании «Luxa»:

• Имеет сеть гостиниц, а значит, предоставляет широкий выбор для конечного потребителя.

• Избавляет клиента от самостоятельного поиска.

• Предоставляет высококвалифицированных менеджеров, осуществляющих связь между гостиницей и клиентом.

• Оптимизирует налоги.

• Зарабатывает Вам деньги с первого дня работы.

• Управление – это 30-40% от дохода гостиницы.

Самый острый вопрос, который встает у владельцев, желающих сдать свой объект в управление, касается 40% оплаты услуг управляющей компании не много ли это?

Давайте посчитаем:

Максимальная заполняемость отеля при самостоятельной работе равна 70% (80% летом, 60% зимой).

Ваши минимальные расходы на рекламу и комиссию турфирмам 20%.

Расходы на персонал и управление отелем равны 10%.

Налоги 6%.

Итого Вы получаете 36%

На выходе 70% 36% = 34% это Ваша чистая прибыль.

Если Вы обращаетесь в управляющую компанию, то загрузка гостиницы возрастает до 82,5% в год.

35% отдаёте управляющей компании.

Итого: 82,5% 35% = 47,5%.

Расходы на налоги с Вашей стороны 3%.

На выходе: 44,5% Ваша чистая прибыль, а это на 10,5% выше, чем Вы смогли бы заработать самостоятельно.

Объективно получается, что работа с управляющей компанией –самый эффективный рост Ваших средств.

Более подробную информацию вы можете получить, связавшись с нами по телефону

Круг обязанностей портье

Теперь обозначим основные функциональные обязательства такого работника. Должностная инструкция администратора гостиницы, образец которой можно скачать тут, обязательно предполагает раздел, где перечислены обязанности сотрудника. Во-первых, здесь нужно указать подпункт о знании документальной базы примерно такого содержания:

  • трудовое законодательство и нормативные документы предприятия;
  • принципы ведения гостинично-ресторанного бизнеса в РФ;
  • основы и способы формирования процедуры оказания сервиса;
  • предписание о содержании номеров отеля;
  • способы и методики оказания первой медицинской помощи;
  • базовые знания в области экономики и управления;
  • должностная субординация, а также свои полномочия и обязанности;
  • внутренние правила распорядка, безопасности труда, нормативы СЭС и ГПН.

Администратор обязан осуществлять общий контроль на вверенном ему участке работы, руководствуясь внутренними правилами и законодательством

Во-вторых, следует отдельным пунктом очертить круг непосредственных функций соискателя. Здесь мы предлагаем вам приблизительно такой перечень:

  1. Прямой контакт с постояльцами. Этому сотруднику нужно постоянно следить за обеспечением необходимыми объектами быта заведения и способствовать комфортному пребыванию в заведении всех гостей.
  2. Надзор по оперативному приготовлению номеров. Систематизация заявок по броне также будет входить в непосредственные обязанности портье – ведь иногда потребуется обеспечить постояльцев дополнительным местом для ребенка и учесть их пожелания. Само собой, такие мелочи, как смена белья, уборка и поддержание опрятного вида отеля, целостность гостиничной собственности также будет контролировать именно этот человек.
  3. Предоставление информации об услугах заведения клиентам. Сюда входят сведения о наполненности отеля, наличии свободных комнат, обязательном и дополнительном сервисе и его стоимости. Кроме того, администратору следует принимать заявки гостей и соблюдать их выполнение подчиненными ему сотрудниками.
  4. Подача общих данных, интересных для посетителя. Портье нужно уметь грамотно и четко объяснить клиенту адрес гостиницы, рассказать о памятных и туристических объектах вашего города, которые могут заинтересовать постояльца, и дать ему исчерпывающий ответ на все поставленные вопросы, касающиеся рассматриваемой сферы деятельности.
  5. Прием и заполнение формуляров важных бумаг.
  6. Соблюдение и осуществление надзора за подчиненными. Здесь администратору следует контролировать соблюдение другим персоналом своих обязанностей, выполнение ими предписаний руководящего состава заведения, а также следование внутренним инструкциям и правилам.
  7. Решение спорных ситуаций. Такому специалисту придется принять непосредственное участие в разрешении возникших конфликтов, касающихся уровня обслуживания. Само собой, прием жалоб постояльцев и меры по устранению оплошности персонала заведения будут обязательным подпунктом должностной инструкции. Кроме того, для портье можно предусмотреть функцию о внесении предложений по качеству сервиса и доведение до сведения руководства возникших проблем.

Предоставление клиенту подробной информации, имеющей отношение к работе заведения — одна из главных обязанностей этого сотрудника

Как видите, список получился достаточно обширным. Хотя любой руководитель сможет корректировать его, руководствуясь спецификой собственного отеля. Правда добавим, что для администратора обязательным будет знание ПК, навыки документооборота и делопроизводства, а также владение иностранными языками на бытовом разговорном уровне. Само собой, опыт работы и грамотность соискателя здесь будут неотъемлемым условием.

Общие требования к специалисту

Поскольку администратор считается визитной карточкой компании гостиничного типа, то ее руководитель тщательно подбирает такого специалиста. Основными требованиями, предъявляемые к нему, является наличие образования и опыта работы в гостиничном типе. Полученный диплом по любой специальности свидетельствует об умении учиться и совершенствовать свои личностные качества.

Опыт работы является гарантией, что соискатель ориентируется в должностных обязанностях и имеет представление о нюансах работы. Его наличие сэкономит временные и финансовые затраты работодателя на обучение нового работника. Умение работать с компьютером и знание основных офисных и специализированных узкопрофильных программ, необходимо для оформления документации и составления отчетности по своей работе.

Основные функции администратора гостиницы

В современном мире отсутствие знаний основ работы с компьютерной техникой считается признаком необразованности, поэтому этот критерий также идентифицирует ориентированность соискателя в прогрессивных технологиях и его умение быстро обучаться. Знания иностранных языков необязательно, но приветствуется. Владение соискателем английским языком на разговорном уровне может стать причиной его внеконкурсного принятия на работу или назначения ему более высокой заработной платы.

Претендент на должность должен владеть основами работы с документацией и иметь представление о порядке документооборота. Все бумаги должны быть оформлены без грамматических и орфографических ошибок. Речь специалиста должна состоять из правильно оформленных предложений. В ней не должны присутствовать косноязычие и словесные обороты, вызывающие двусмысленные ассоциации.

В некоторых компаниях работодатель проводит тестирование соискателей на психологическую устойчивость к стрессовым ситуациям, поскольку все их положительные качества могут быть омрачены невыдержанностью и неумением предупреждать и урегулировать конфликтные ситуации, которые являются обязательным элементом в данной профессии

Немаловажное значение на решение руководителя гостиничного проекта о принятии специалиста на работу, оказывает предпочтением им делового стиля одежды

Образец должностной инструкции администратора кафе

УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководителя предприятия
Подпись ответственного лица с обязательной расшифровкой
Дата утверждения документа

Должностная инструкция администратора кафе

1. Общие положения

1.1. Администратор кафе входит в категорию руководителей.
1.2. К соискателю на должность предъявляются следующие требования:

  • наличие профессионального образования, независимо от наличия стажа в аналогичной должности;
  • наличие начального профессионального образования и опыт работы на подобном месте от 2 лет.

1.3. Сотрудника принимает на работу и увольняет руководство заведения.
1.4. Специалист обязан знать:

  • документацию вышестоящих инстанций, касающуюся деятельности заведений общественного питания;
  • структуру компании, режим работы предприятия, должностные инструкции остальных работников учреждения;
  • правила обслуживания посетителей кафе;
  • виды услуг, оказываемых предприятием;
  • азы экономики, управления;
  • правила проведения рекламных акций;
  • азы маркетинга;
  • убранство и правила оформления пространства и витрин;
  • азы этики и эстетики;
  • основы социальной психологии;
  • нормы ТК РФ;
  • внутренние правила распорядка;
  • санитарные нормы для предприятий питания;
  • правила охраны труда;
  • технику безопасности.

1.5. В работе специалист руководствуется:

  • законами России;
  • внутренней документацией предприятия;
  • данным документом.

1.6. Работник находится в непосредственном подчинении у администрации компании.
1.7. Если специалист отсутствует на рабочем месте по любой причине, исполнение его обязанностей возлагается на иного сотрудника предприятия, который также получает права администратора кафе и несет ответственность за халатное отношение к работе и различные нарушения, прописанные в документе.

Внимание! Администрация предприятия имеет право установить иные требования к соискателю, расширить список того, что он должен знать, и изменить любые пункты настоящей инструкции

2. Обязанности

Администратор обязан:

2.1. Обеспечивать качественное и быстрое обслуживание посетителей заведения, создавать для них оптимальные условия.
2.2. Обеспечивать контроль сохранности имущества посетителей кафе.
2.3. Осуществлять консультацию граждан по вопросам услуг, оказываемых в заведении.
2.4. Предотвращать возникновение конфликтов.
2.5. Принимать претензии по поводу ненадлежащего поведения персонала кафе, некачественного обслуживания, рассматривать их, устраивать собрания и проводить беседу с работниками по поводу данных ситуаций.
2.6. Контролировать оформление пространства, витрин и рекламы внутри и снаружи здания.
2.7. Обеспечивать чистоту внутри кафе и снаружи на прилегающей территории.
2.8. Контролировать соблюдение сотрудниками всех правил, действующих на предприятии.
2.9. Доносить до руководящего состава сведения о ненадлежащей работе подчиненных и вносить предложения о том, как изменить сложившуюся ситуацию.
2.10. Обеспечивать исполнение подчиненными приказов вышестоящего руководства.
2.11. Соблюдать правила, установленные на предприятии.
2.12. Соблюдать санитарные нормы, правила техники безопасности и пожаробезопасности.
2.13. Обеспечивать порядок и чистоту на выделенном сотруднику месте.
2.14. Выполнять распоряжения непосредственного начальника и вышестоящего руководства.

3. Права

Администратор кафе имеет право:

3.1. Выступать с предложениями относительно:

  • совершенствования обслуживания клиентов заведения, рекламы или оформления помещения внутри и снаружи;
  • поощрения или наказания персонала, находящегося в подчинении у специалиста.

3.2. Осуществлять взаимодействие с другими подразделениями для повышения эффективности осуществления своей деятельности.
3.3. Знакомиться с соответствующей документацией, касающейся его работы.
3.4. Обращаться с требованиями к вышестоящему руководству по оказанию содействия для повышения эффективности выполнения должностных обязанностей.
3.5. Другие права, установленные законами России.

4. Ответственность

Специалист несет ответственность в таких ситуациях:

4.1. За халатное отношение к работе.
4.2. За правонарушения, допущенные во время исполнения должностных обязанностей.
4.3. За применение материального ущерба посетителям или предприятию.

Важно! Специалист несет ответственность в пределах, установленных актуальными законами России

Что нужно помнить при составлении инструкции

Хотя данный документ включается в трудовую документацию почти всеми работодателями, до настоящего времени понятие должностной инструкции и её форма не изложены в законах. В результате многие наниматели, взяв за основу стандартные типы инструкций, просто адаптируют их содержимое под себя. В сегодняшней практике инструкции включают 4 раздела, в которых дается описание соответствующих моментов деятельности служащего:

  1. Основной раздел.
  2. Функции.
  3. Ответственность.
  4. Права.

К этим типовым разделам могут быть добавлены и ещё несколько. Вот их примерный перечень:

  1. Условия труда.
  2. Критерии оценки работника.
  3. Должностные связи.
  4. Требования к квалификации.

Данные разделы добавляются крупными работодателями, для которых требуется более подробно прописывать отдельные аспекты деятельности работников.

Основные положения

Раздел предназначен для описания общих рабочих моментов. В нем разъясняются такие вещи, как порядок подчинения, требуемая квалификация, лицо, которое нанимает и увольняет специалиста, и некоторые другие. Особую роль тут играет перечень требуемых компетенций, которые должны соответствовать требуемым обязанностям, перечисленным в следующем разделе.

Важно! При наличии нескольких специалистов на одинаковых позициях применяются два подхода в создании документа: «для работника» и «для должности». В первом случае инструкция создается индивидуально, во втором случае создается типовая форма, одинаковая для всех работников

Функции

Раздел, в котором работодатель перечисляет те обязанности, выполнения которых он ждет от служащего. Список этих функций может сильно отличаться в зависимости от размера гостиницы, типа постояльцев и других моментов.

Важно! Необходимо помнить о рисках, которые несет гостиница, если сильно нагружает администратора второстепенными обязанностями, которые могут помешать выполнению им своих ключевых функций

Ответственность

Обязательная часть, где дается список оснований для возможного привлечения к ответственности специалиста. Стандартно тут 3-4 пункта, хотя крупные работодатели, особенно с международным бизнесом, могут добавить ещё несколько.

Важно! Конкретную степень ответственности в разделе не определяют, ограничиваясь общими словами. На практике конкретика определяется в ходе административных и судебных разбирательств

Права

В разделе описываются права администратора гостиницы. В зависимости от таких факторов, как размер гостиницы, является ли она самостоятельной или сетевой и других моментов, объем прав может быть изменён.

После написания текста инструкции он должен быть согласован с директором гостиницы и другими ответственными лицами. Как минимум с ней должны ознакомиться юрист и начальник кадровой службы. Только после этого с инструкцией знакомят специалиста.

Вместе с текстом инструкции в документе должны содержаться расшифровки подписей, наименование юридического лица, дата. Для того чтобы не заполнять все это вручную, проще распечатать документ на фирменном бланке.

Заключительным этапом является проставление подписей. Их ставят руководитель гостиницы и сам специалист. Дополнительно могут потребоваться и подписи лиц, с которыми согласовывалась инструкция.

Составление должностной инструкции администратора кафе

В шапке документа, то есть в правом верхнем углу, должна стоять надпись «УТВЕРЖДАЮ», под которой вписывают название должности ответственного лица, его личные данные и число составления документа. Далее по центру пишут наименование бумаги.

Основная часть инструкции

Основная часть документа содержит общие сведения о должности. В этом разделе прописывают четкие требования к соискателям, определяют, к какой категории относится работник, а также указывают все сведения, с которыми он должен быть знаком. Сюда же вносят информацию о порядке приема и увольнения сотрудника и указывают, кому он обязан подчиняться в первую очередь.

В этом разделе указывают, на основании каких документов администратор кафе должен осуществлять свою деятельность.

Второй раздел

Здесь прописывают то, что именно должен делать. Рекомендуется четко указать все, что он должен выполнять. Это позволит руководству спрашивать с подчиненного осуществление конкретной деятельности, а сотруднику лучше понимать, что именно от него требуется.

Третий раздел

Этот раздел касается прав работника. Здесь четко указывают все полномочия специалиста, на которые он может претендовать для лучшей работы.

Четвертый раздел

Здесь прописывают ответственность работника за те или иные нарушения. В этом разделе следует четко указать все моменты, за которые сотрудник может получить взыскания и что именно его ожидает в случае халатного отношения к работе и возникновение правонарушений. Чаще всего это денежные взыскания. Однако в некоторых ситуациях назначается и уголовная ответственность, но ее могут определить только компетентные органы.

В конце документа идет согласование со специалистом, который несет ответственность за исполнение должностной инструкции. При этом в обязательном порядке указывают такие сведения:

  • название должности специалиста;
  • наименование учреждения;
  • личную информацию о работнике.

Ниже сотрудник ставит свою подпись и расшифровывает ее.

В конце должностной инструкции также указывают информацию о сотруднике, принятом на должность:

  • личную информацию о работнике;
  • название учреждения;
  • информацию из удостоверения личности.

Работник также ставит подпись и расшифровывает ее. Печать на должностной инструкции не ставится.

Профстандарт

Унифицированного стандарта администратора законодательством не предусмотрено, однако, , утвержден Профстандарт 33.022 «По размещению и приему гостей» в местах краткосрочного проживания (гостиницах, хостелах).

К обобщенным трудовым функциям администратора относятся:

  • встреча и проводы гостей;
  • оказание услуг по доставке багажа;
  • информирование и оформление запросов;
  • прием, регистрация и размещение;
  • координация действий сотрудников сервиса.

Сотрудник, координирующий деятельность сервиса, имеет не ниже средне-профессионального образования. К рядовым администраторам не предъявляются требования к профессиональной подготовке и стажу. По уровню квалификации оценивается как деятельность под руководством или с проявлением самостоятельности (уровни 1, 3, 4 в соответствии с приказом Министерства труда и социальной защиты №148н от 12.04.2013).

Профстандарт отражает необходимые знания, умения и трудовые действия, направленные на обеспечения трудовых функций. Исходя из положений регламента формируется должностная инструкция.

Кто должен разрабатывать ДИ?

Администратор подчиняется непосредственно управляющему, который уполномочен разрабатывать ДИ подконтрольных подразделений. Инструкция проектируется в составе коллегиальной группы, в которую входит:

  • руководитель структурного подразделения;
  • начальник отдела кадров;
  • штатный юрист.

Документ утверждается и подписывается директором.

Важно! Разработка руководства поручается лицам, которые уполномочены к этому в соответствии со своими должностными инструкциями или приказом о возложении дополнительных обязательств.

Для чего требуется инструкция

В ТК нет понятия должностной инструкции. Но в судебной практике и письмах Роструда она рассматривается как правомочный локальный документ. Поэтому её применение не возбраняется и она используется как приложение к трудовому договору, конкретизирующее понятие трудовой функции, упомянутой в ст. 57 ТК. Также её можно утверждать приказом руководителя как локальную норму. Как основа для составления инструкции могут применяться соответствующие профстандарты или положения квалификационного справочника.

Сам документ применяется для разъяснения работнику его функций, ожидаемых работодателем навыков и других рабочих моментов. Для руководителя пункты инструкции помогают планировать эффективное применение специалиста. Дополнительными плюсами инструкции служит то, что она может применяться в юридических и административных разбирательствах, а также для профилактики и урегулирования конфликтов.

Администратор гостиницы: история профессии

Средневековые постоялые дворы являются прародителями современных гостиничных комплексов. Именно в те времена появилась должность администраторов. Функции обслуживания гостей брали на себя владельцы подобных заведений. Помимо встречи гостей, они разрабатывали порядок осуществления различных мероприятий и следили за обслуживанием посетителей. В те времена, постоялый двор считался семейным бизнесом. Глава семейства возлагал на себя обязанности по управлению постоялым двором. Остальные члены семьи выполняли роль прислуги, занимаясь обслуживанием гостей.

Именно постоялые дворы являются базовой основой туристического бизнеса. Их устои и порядки учитывались при создании современных отелей и гостиниц

Важно понимать, что владелец подобного бизнеса не может самостоятельно решать все организационные вопросы и следить за порядком в заведении. Именно поэтому часть основных функций руководителя передается нанятому персоналу

Администратора гостиницы можно рассматривать как наемного работника, занимающего руководящий пост. На его плечи ложится вся ответственность за результаты осуществленных хозяйственных операций.

Определяемся со степенью притязаний

Составляя заявку на зачисление в штат работника, руководителю нужно четко описать предпочтительные качества соискателя. Постараемся сформировать краткий перечень критериев отбора кандидата, дающий представление о примерном составлении такого объявления о найме. Итак, в идеале работнику следует владеть следующими качествами и навыками:

  1. Общительность. Это позволит легко установить контакт с гостями и решить вопросы любого уровня, находящиеся в компетенции сотрудника.
  2. Грамотная и правильная речь. Запомните, дефекты дикции, а также чересчур быстрое произношение могут негативно сказаться на передаче информации клиентам.
  3. Сообразительность и нетривиальный подход. Некоторые ситуации требуют от соискателя творческого отношения, креативности и быстрого принятия верных решений.
  4. Дисциплинированность и серьезность. Ответственность потребуется во время ведения документооборота и первичной бухгалтерии. Кроме того, соискателю следует основательно подойти к выполнению всех обязанностей.
  5. Умение уладить конфликт. Способность адекватного восприятия ситуации и навык вежливого общения с гостем помогут кандидату сгладить все возникшие недоразумения, чтобы клиент остался доволен, а бюджет заведения не пострадал.

Конечно, можно перечислить еще множество дополнительных пожеланий работодателя. Ими могут стать, например, временное совмещение с другой должностью либо готовность к сверхурочной работе

Однако для руководителя здесь важно руководствоваться нормами ТК и не нарушать действующих законов

Коммуникабельность и ответственность — основные критерии для этой профессии

Поскольку мы вкратце обрисовали основные пункты требований к кандидатуре администратора, перейдем к основным разделам для составления рабочих предписаний. Заметим, что рассматриваемая вакансия относится к составу среднего руководящего звена. Поэтому определим, что входит в должностные обязанности администратора гостиницы его функции.

Должностные обязанности

Администратор координирует работу всех сотрудников и отвечает за слаженность их действий. В его полномочиях давать указания обслуживающему персоналу отеля, консультировать клиентов, расселять их, а также выдавать и забирать ключи от номеров. В обязанности администратора отеля входят:

  • бронирование номеров;
  • встреча посетителей;
  • регистрация, размещение и выписка клиентов;
  • взаиморасчеты сторон;
  • составление отчетной документации;
  • консультирование при личном обращении и по телефону об услугах отеля и о возможности ими воспользоваться;
  • контроль качества обслуживания клиентов;
  • контроль над клиентами в области соблюдения ими правил проживания в номерах;
  • координирование деятельности персонала;
  • решение конфликтных ситуаций.

В дополнительные функции администратора гостиницы входит учет свободных и занятых номеров. Специалист должен иметь представление об их состоянии на момент обращения клиента. Он также отвечает за контроль своевременно проведенных уборочных процедур, смену белья и чистку мест общественного пользования.

Должностные обязанности

Весь персонал находится в подчинении администратора, который должен охватывать их деятельность и профессионально ее координировать. В его обязанности также входит контроль финансовой части услуг. Специалист организует покупку хозяйственных принадлежностей. Он также и получает деньги за оказанные услуги и вносит их на счет организации.

Правила оформления

Инструкция оформляется на листе формата А4 с эмблемой организации стандартным печатным шрифтом №12.

  • Под словом «Утверждаю» вверху посередине указываются наименование компании, должность и имя руководителя, дата утверждения.
  • Конструктивная часть состоит из разделов, пронумерованных римскими цифрами, отражающих общие положения, обязанности, права и ответственность сотрудника в форме списка.
  • В самом низу ставится подпись руководителя структурного подразделения и отметка об ознакомлении сотрудником.

При разработке формы инструкции надлежит руководствоваться положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Общие положения

В разделе перечисляются обобщенные условия взаимодействия в соответствии с трудовым законодательством и локальными организационными актами компании. Здесь же указываются требования к квалификации.

  • администратор относится к категории специалистов;
  • условия освобождения и назначения на должность (приказ генерального директора);
  • иерархия подчиненности (подчиняется непосредственно управляющему);
  • условия передачи обязанностей другом сотруднику в период временного отсутствия;
  • требования к квалификации, образование, стаж работы по специальности;
  • что должен знать администратор (структуру организации, виды оказываемых услуг).

В последнем пункте списком перечисляются нормативные акты, которыми руководствуется сотрудник в ходе трудовой деятельности. К ним относятся:

  1. приказы и распоряжения руководства;
  2. трудовое законодательство;
  3. устав организации;
  4. должностная инструкция.

Обязанности

В разделе представлен перечень действий, ожидаемых от специалиста и направленных на обеспечение трудовых функций. При проектировке обязанностей администратора гостиницы необходимо руководствоваться .

Обобщенный перечень:

  • создание комфортных условий для посетителей;
  • культурное и эффективное обслуживание;
  • консультация по имеющимся услугам, акциям, бонусным программам;
  • ведение клиентской базы, запись на прием;
  • рассмотрение претензий, предотвращение конфликтных ситуаций;
  • информирование руководства о недостатках в обслуживании.

Администратор обязан:

  1. обеспечивать чистоту в помещении;
  2. контролировать соблюдение трудовой дисциплины работниками организации;
  3. выполнять поручения непосредственного руководителя.

Права

При разработке правовых положений учитываются ст. 21 ТК РФ, а также иные обстоятельства, вытекающие из профессиональной деятельности сотрудника.

Администратор имеет право:

  • вносить предложения по совершенствованию работы компании;
  • вносить предложения по устранению недостатков обслуживания и сообщать о них вышестоящему руководству;
  • требовать создания безопасных и подходящих условий, способствующих выполнению трудовых функций.

Сотрудник вправе принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции и знакомиться с организационными актами компании, которые касаются непосредственно его деятельности.

Ответственность

Здесь перечисляются основания для наложения дисциплинарных санкций в случае ненадлежащего исполнения должностных обязательств.

Администратор несет ответственность за:

  • несоблюдение настоящей инструкции, распоряжений и приказов руководства;
  • разглашение коммерческой тайны и конфиденциальных сведений;
  • нарушение правил безопасности, охраны труда и внутреннего распорядка;
  • предоставление недостоверной информации о выполнении поставленных задач;
  • причинение материального и имущественного ущерба.

Нарушения законодательства РФ предполагают административную и уголовную ответственность. К ним относятся:

  1. нанесение ущерба имуществу работодателя;
  2. нарушение техники безопасности, представляющее опасность для здоровья и жизни сотрудников организации.
Поделитесь в социальных сетях:vKontakteFacebookTwitter
Напишите комментарий