Акт приема-передачи документов другому лицу: образец

Когда может понадобится

Предполагается, что передача бумаг может произойти в любой момент, поэтому он составляется в разных случаях, при передачи:

  1. Между 2 частными гражданами.
  2. Между 2 юридическими лицами (например, когда пакет документов уходит как сопровождение коммерческого предложения).
  3. Между физическим и юридическим лицом.

Однако наиболее распространенный случай связан с обменом бумагами внутри одной компании. Таких примеров можно привести достаточно много:

  1. Один сотрудник увольняется, и на его место приходит новый работник, который должен принять все дела. Во избежание утраты документов, ошибок при их передачи и прочих нежелательных ситуаций нужно не только корректно предоставить все бумаги, но и отразить этот факт документально.
  2. Один сотрудник переходит на другую позицию и передает дела своему заместителю или новому работнику, пришедшему на его место. Например, передача бухгалтерских, кадровых, административных документов.
  3. Банкротство организации – в этих случаях возникает необходимость передачи сразу всех бумаг, для чего составляется большое количество актов, разделенных по группам в соответствии с видами документации.
  4. Наконец, в случае реорганизации компании (слияния ее с другими, объединения отделов и т.п.) также возникает необходимость передать все дела. Причем в подобных ситуациях составляется сразу много актов – по каждому отделу, по каждому сотруднику и т.п.

Классификация

Кроме первичных и учетных, документы бухгалтерского учета могут иметь другие классификации. Например, они бывают:

  • внутренние и внешние;
  • распорядительные и оправдательные;
  • разовые и накопительные;
  • строгого учета и обычные.

В отношении каждой операции или сделки существует отдельный перечень обязательных бумаг. Обычно первичку оформляет поставщик, но именно покупатель заинтересован, чтобы все было сделано корректно и без отступлений от правил. Потому что он приходует на основании этих официальных бумаг товары, услуги или нематериальные ценности, платит деньги и претендует на получение налоговых вычетов.

Как правильно заполнить

Шапка акта заполняется стандартно: пишут наименование юрлица, город и дату подписания акта. Затем следуют имена и должности генерального директора и двух бухгалтеров. После этого начинается сложная часть документа, заполнить которую можно как коротко, так и подробно, в зависимости от размера и типа организации.

Во-первых, здесь констатируют, что первичная финансовая документация в полном составе хранится на предприятии. Перечень подготовлен и прилагается к настоящему акту.

Во-вторых, пишут, проводилась ли полная или выборочная инвентаризация документов и удалось ли выявить недочеты. Ставятся даты последних проверок контролирующих органов. Если недочеты выявлены, формируется список утерянных документов и также прикладывается к акту. Помимо этого, в приложение включается акт последней государственной проверки. Описи подлежат бухгалтерские данные на любых носителях, в том числе электронных.

В третьих, фиксируют, соответствует ли проводившийся до этого дня бухгалтерский учет законам страны в полной мере, а также замечания (если есть). Они записываются в отдельном реестре замечаний, который прикладывается к акту.

Говоря проще, этот раздел должен в полной мере описывать положение бухгалтерских дел на момент передачи. В зависимости от того, чем занимается компания и ее размера, сюда добавляют другие пункты или, напротив, обходятся кратким описанием.

В конце этого изложения все «члены комиссии» соглашаются с тем, что не имеют сведений о других документах бухгалтерского учета на данном предприятии и вся информация актуальна. Затем участники ставят подписи. Ниже перечисляются реестры документов, прилагаемых к передаче дел.

Скачать образец документа

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

                      Акт приема-передачи документов
_____________________                          "__" _______________ 20__ г.
  (место подписания)                                (дата подписания)
___________________________________________________________________________
 (полное наименование лица, осуществляющего от имени Российской Федерации
или субъекта Российской Федерации распоряжение правом на единую технологию)
в лице ___________________________________________________________________,
действующего на основании ________________________________________________,
именуемое в дальнейшем "Правообладатель",
и _________________________________________________________________________
    (полное наименование лица, приобретающего право на единую технологию)
в лице ___________________________________________________________________,
действующего на основании ________________________________________________,
именуемое   в   дальнейшем   "Приобретатель",  составили  настоящий  акт  о
нижеследующем.
    1.  Правообладатель передал, а Приобретатель принял оригиналы следующих
документов,  удостоверяющих  исключительные  права на охраняемые результаты
интеллектуальной деятельности, входящие в состав единой технологии
----T-------------T-------------T------------------T----------------------¬
¦ N ¦Наименование ¦ Реквизиты   ¦  Срок действия   ¦  Количество страниц  ¦
¦п/п¦  документа  ¦ документа   ¦    документа     ¦     в документе      ¦
+---+-------------+-------------+------------------+----------------------+
¦   ¦             ¦             ¦                  ¦                      ¦
+---+-------------+-------------+------------------+----------------------+
¦   ¦             ¦             ¦                  ¦                      ¦
L---+-------------+-------------+------------------+-----------------------
    2.  Правообладатель  передал,  а Приобретатель принял оригиналы (копии)
следующих  документов,  содержащих неохраняемые результаты интеллектуальной
деятельности (техническую документацию)
-----T---------------------T------------------------T---------------------¬
¦ N  ¦    Наименование     ¦   Количество страниц   ¦  Оригинал (копия)   ¦
¦п/п ¦      документа      ¦      в документе       ¦                     ¦
+----+---------------------+------------------------+---------------------+
¦    ¦                     ¦                        ¦                     ¦
+----+---------------------+------------------------+---------------------+
¦    ¦                     ¦                        ¦                     ¦
L----+---------------------+------------------------+----------------------
Правообладатель                          Приобретатель
_______________ (_________________)      __________________ (_____________)
М.П.                                     М.П.

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Смежные документы

  • Акт: образцы (Полный перечень документов)
  • Поиск по фразе «Акт» по всему сайту
  • «Акт приема-передачи документов (приложение к договору об отчуждении права на единую технологию)».doc

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

  • Акт приема-передачи документов (приложение к лицензионному договору о предоставлении права на использование единой технологии)
  • Акт приема-передачи документов (приложение к договору о выполнении дополнительных работ по доведению единой технологии до стадии практического применения с учетом потребностей заинтересованного лица)
  • Акт приема-передачи (приложение к договору купли-продажи земельного участка и расположенного на нем нежилого строения)
  • Акт приема-передачи в аренду нежилого помещения (здания) (приложение к Договору аренды имущества, находящегося в муниципальной собственности сельского поселения Клишинское Озерского района Московской области (для имущественного комплекса))
  • Акт приема-передачи арендуемого оборудования на территории сельского поселения Клишинское Озерского района Московской области
  • Акт приема-сдачи работ по монтажу бассейна и фильтрующей установки (приложение к Договору о передаче в собственность комплектующих бассейна, производстве монтажа и пусконаладке бассейна)
  • Акт приема-сдачи работ по техническому обслуживанию электрической, пневматической и гидравлической систем оборудования бассейна (приложение к договору на обслуживание бассейна)
  • Акт приема-сдачи выполненных работ (приложение к государственному контракту о поддержке в прокате национального фильма)
  • Акт приема-сдачи в аренду нежилых помещений
  • Акт приема-сдачи огнестрельного оружия и взрывоопасных предметов, найденных при проведении поисковых экспедиций на территории Московской области

Что еще скачать по теме «Акт»:

  • Каким должен быть правильно составленный трудовой договорТрудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.
  • Как грамотно составить договор займаВзятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа.
  • Правила составления и заключения договора арендыНи для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение.
  • Гарантия успешного получения товаров – правильно составленный договор поставкиВ процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.

Акт приема-передачи документов бухгалтерии

Обычно имеет место приказ о назначении комиссии по решению которой будет осуществлен акт передачи документации. При составлении файлов используют специальный бланк. Это имеет место, например, при увольнении главного бухгалтера, в распоряжении которого были важные документы. Касаемо, в первую очередь, бухгалтерских учетов. Они должны быть переданы другому лицу, которое заменит уволенного.

Для передачи ценных бумаг используется соответствующая форма. Касательно учета бухгалтерских записей составляются специальные акты. Передаваемые дела чаще оформляют таблицей. В ней указываются следующие данные:

  • число, месяц, год;
  • номера;
  • наименования бухгалтерских файлов.

Образец акта приёма-передачи печати

  1. В начале документа посередине строки пишется его наименование (с коротким обозначением сути) и номер по внутреннему документообороту.
  2. Затем указывается дата составления акта и населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.
  3. Далее фиксируется собственно сам факт приема-передачи. Здесь необходимо указать:
    • полное наименование компании (в соответствии с учредительными бумагами),
    • повод, послуживший обоснованием для процедуры передачи печати,
    • должность, фамилию-имя-отчество того, от кого она переходит,
    • должность, фамилию-имя-отчество того, кому она поступает.

    В этом же абзаце нужно вписать,

    • на основании каких документов действуют сотрудники
    • и ссылку на приказ или распоряжение, послужившее основанием для перемещения печати.
  4. Ниже нужно поставить оттиск этой печати, а также написать, на какой срок она передается (это может быть какая-то конкретная дата или же бессрочный период).
  5. В завершение бланк должен быть заверен автографами обоих сотрудников с расшифровками подписей.

Что содержится в акте приема-передачи?

Форма акта не установлена. Точное содержание документа определяется конкретной ситуацией. Однако, при любых обстоятельствах, в акте должны присутствовать обязательные реквизиты:

  • Предмет операции, его наименование.
  • Характеристики этого предмета: артикул, номер, марка.
  • Лицо, которое передает объект.
  • Лицо, которое принимает объект.
  • Название компании, которая передает предмет.
  • Дата оформления акта.
  • Ссылка на документ, дополнением которого является акт (к примеру, договор о купле-продаже).
  • Стоимость предмета.
  • Количество экземпляров актов.

Если у принимающего лица есть претензии относительно качества передаваемого предмета, эти претензии также необходимо зафиксировать в акте. Иногда в документе фиксируется место передачи объекта. Если одной из сторон сделки является ФЛ, необходимо зафиксировать ФИО лица, паспортные данные, адрес.

Акт может составляться и на отдельное изделие, и на комплекс товаров. Но если это совокупность продукции, нужно обязательно указать это в акте.

ВАЖНО! Если принимающая сторона ставит подпись на акт, тем самым она подтверждает отсутствие претензий относительно качества товара. А потому, перед проставлением подписи, покупатель должен проверить продукцию на наличие дефектов

ВНИМАНИЕ! Акт является бумагой с юридической силой. Он ограничивает требования сторон друг к другу

К примеру, подписанный покупателем акт обозначает, что покупатель претензий не имеет. Если между участниками сделки возникнут разногласия, документ поможет отстоять свои интересы в суде.

Акт будет иметь юридическую силу только при одновременном исполнении этих условий:

  • Акт является приложением к основному соглашению. Он не является самостоятельным документом. Если нет основного документа, то и акт утрачивает свою силу. В нем обязательно должна стоять ссылка на какой-либо договор. К примеру, на договор купли-продажи.
  • Документ должен быть заверен подписью и печатью сотрудника с соответствующими полномочиями.
  • Акт оформляется в 2 экземплярах (минимум). Каждый из экземпляров передается участникам сделки.

Процесс передачи в зависимости от ситуации

Выполнение операции может существенно различаться в зависимости от сложившейся ситуации. Документы требуется передать, если осуществляется:

  • ликвидация или реорганизация предприятия;
  • смена управляющего состава;
  • увольнение сотрудника;
  • передача дел конкурсному управляющему в процессе банкротства.

Если бумаги требуется передать из-за того, что компания прекращает деятельность, ответственность за действие возлагается на ликвидационную комиссию. При продаже или реорганизации состава органа должны войти представители обеих сторон.

Когда меняется учредитель или директор фирмы, также создается комиссия. Однако на ее плечи возлагается только взаимодействие с документацией. Если назначение на должность руководителя организации уже произошло, дела передаются новому сотруднику.

Увольнение специалиста, занимавшегося документацией, – частый случай, когда требуется выполнить передачу и составить акт. Все бумаги передаются человеку, который будет нанят вместо покидающего предприятие специалиста.

Если предприятие обанкротилось, все дела передаются конкурсному управляющему, который назначается по решению суда. Документация передается в государственный архив. Ответственность за выполнение действия лежит на управляющем.

Предназначение документа

Бланк акта заполняют юридические лица, если намереваются передать значимые юридические документы в следующих ситуациях:

  1. Документы другим юрлицам в рамках договора.
  2. Кадровые документы при переводе или увольнении сотрудников, а также ликвидации подразделений и т.д.

Документ фиксирует факт вручения деловых бумаг, позволяя впоследствии доказать исполнение своих обязанностей перед другой стороной. Акт может заполняться как в рамках исполнения обязательств по договору, так и в других ситуациях по просьбе сторон, одна из которых нуждается в документации.

Документ подписывается между двумя сторонами в двух экземплярах, по одному экземпляру для каждой из сторон – отправителю и получателю.

Бланк и образец 2019 г.

Конкретной формы утвержденной законодательством не существует, поэтому каждая компания и/или физическое лицо вправе составить его по собственному образцу. Обычно в нем должна отражаться следующая информация:

  1. Название, дата его составления (это и есть день вступления его в силу), место составления (город или иной населенный пункт).
  2. Полное официальное название компании, передающей и принимающей документы (в том числе в тех случаях, когда обмен бумагами происходит в пределах одной фирмы).
  3. ФИО, паспортные и контактные данные физических лиц, если в обмене участвуют именно они.
  4. ФИО, должность и табельный номер (при наличии) ответственных сотрудников, которые собственно передают бумаги и принимают их.
  5. Перечень всех передаваемых документов обычно оформляют в виде таблицы. Приводятся такие данные:
  • номера (в хронологическом порядке);
  • полные официальные названия документов;
  • дата их составления/подписания;
  • номер бумаги (в соответствии с системой нумерации, принятой в компании);
  • форма (оригинал, копия, заверенная копия) и количество всех листов (страницы не считаются).
  1. Далее ставятся подписи сторон, расшифровки подписей (фамилия, инициалы) и печать, если компания использует ее в своей работе.

Пустой бланк, который можно использовать в работе в большинстве случаев, представлен ниже:

А вот реальный пример заполнения:

Универсальный журнал регистрации актов

Если книга предназначена для регистрации всех разновидностей документов, а не конкретно одного вида, то можно в основной таблице разместить столбцы с такими наименованиями:

  • Порядковый номер.
  • Дата.
  • Вид акта.
  • Краткое содержание документа.
  • ФИО и должность составителя акта. Столбец может быть как единый, так и разделенный на две части.
  • Кто присутствовал при составлении акта. В этой графе перечисляются председатель и члены комиссии, которые ставят свои подписи.
  • Выполненные на основе акта действия.
  • Примечание. Здесь могут содержаться, например, особое мнение одного из членов комиссии или отметки о наличии визы руководителя в регистрируемом документе.

Унифицированной формы такого журнала нет. Поэтому если организация решила ее применять, то ее необходимо ввести в учетную политику организации.

Помимо основной таблицы, бумага должна описывать реквизиты организации, которая ее ведет (они указываются в самой верхней части каждого журнала регистрации), период ведения и ФИО, должности и подписи ответственных за ведение сотрудников.

Сроки хранения

Сроки хранения бухгалтерской документации зависят от формы первички или регистра. Они установлены законом о бухучете и специальным перечнем, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Общий срок, предусмотренный законодательством, составляет 5 лет. Но в перечне предусмотрены более конкретные сроки. Например, отчетность нужно хранить до тех пор, пока организация осуществляет деятельность, а сведения о доходах физических лиц — не менее 75 лет, если отсутствуют лицевые счета работников. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования, но иногда его отсчитывают по другому принципу. Так, например, акты выполненных работ по договору должны храниться не менее 5 лет с даты окончания срока действия договора.

Основные правила оформления акта

  • Акт не унифицирован. Можете проявлять фантазию при его составлении (в рамках разумного, разумеется).
  • Формат стандартный — А4. Если у вас в компании разработан фирменный бланк, отличающийся от этого формата — ничего страшного, оформляйте акт на нём.
  • Документ изготавливается в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон.

В документе в обязательном порядке должны быть указаны компании, между которыми составляется акт, данные об основном договоре, информация о выполненных работах, предоставленных услугах или изготовленной продукции. Здесь же необходимо зафиксировать наличие или отсутствие претензий со стороны заказчика к подрядчику. Если какие-либо замечания имеются, то их нужно обязательно вписать в приемо-сдаточный акт отдельными пунктами.

Следует иметь виду, что заказчик, выявивший какие-либо недостатки, имеет право требовать снижения стоимости произведенных работ, услуг или товаров, а также он может самостоятельно устранить найденные дефекты за счет подрядчика (но только если это предусмотрено в договоре).

После устранения найденных недочетов необходимо создать новый приемо-сдаточный акт, удостоверяющий отсутствие претензий и замечаний.

Если заказчик уклоняется от приемки, на его адрес следует направить односторонний акт (такая возможность в законе прописана).

Процесс передачи трудовых книжек

Просто так взять и передать трудовые книжки нельзя.

  1. Сначала необходимо издать от лица руководителя компании приказ, в котором будет указана необходимость передачи документов и назначено новое ответственное лицо.
  2. Затем на основании этого приказа производится непосредственная передача трудовых книжек, вкладышей в них и чистых бланков, которая должна сопровождаться их ревизией, т.е. осмотром, проверкой, и подсчетом.

    Информация о передаче оформляется специальным актом, кроме того, это действие быть зафиксировано в журнале учета движения трудовых книжек.

Если соблюсти всю процедуру «от а до я», то риск столкнуться с потерей документов, возникновением разногласий и споров по поводу них снизится до минимума. Грамотно проведенный процесс позволяет также снять с нового работника ответственность административного характера за отсутствие тех или иных трудовых книжек или вкладышей.

Условия использования

Каждая организация выбирает форму журнала, наиболее применимую к конкретным условиям. Для того чтобы каждый раз заново не «изобретать велосипед», существует несколько типовых форм. Одна из них предполагает, что в основной таблице должна содержаться информация определенного плана. Если брать в качестве примера журнал регистрации актов проверок по охране труда, то он будет иметь следующие графы для заполнения:

  • Порядковый номер записи.
  • Дата проведения проверки (если речь идет об актах какой-либо проверки). В случае с любыми другими видами актов регистрируется действие, которое фиксируется актом.
  • Номер регистрируемого документа.
  • ФИО и должность лица, которое проводило проверку.
  • Ответственный исполнитель предписаний.

Существуют и более сложные, но и более универсальные журналы. Они не требуют индивидуализации под конкретный случай.

Когда составляется акт приема-передачи?

Акт необходим при приеме продукции одним лицом и передаче ее другому лицу. Документ сопровождает практически любые операции, связанные с приемом-передачей. К примеру, акт нужен при наличии этих обстоятельств:

  • Товар передается от продавца покупателю. Документ подтверждает, что объект точно получен потребителем.
  • Продукция направляется на склад. В этих условиях нужно оформить акт в 3 экземплярах, на всех участников операции. Акт дополняется соглашением о хранении ценностей.
  • Ценности направляются на ответственное хранение. В этом случает акт также требуется дополнить договором об ответственном хранении.

В большинстве случаев акт оформляется при продаже продукции. Но потребность в нем возникает и при внутренних перемещениях ценностей. К примеру, при помещении объекта на склад.

Составляем акт приема-передачи технической документации

Как и другие подобные документы, данный акт начинается с указания на то, что он является приложением к договору. Также вносят номера приложения и договора и дату подписания последнего.

Затем идет название документа, его номер (если таковой присваивается), место и день подписания.

Далее начинается текст основной части. И первый делом указывают информацию о сторонах договора: наименования предприятий, должности и ФИО представителей — для юридических лиц, ФИО — для физических лиц, на основании каких документов действует представитель: устав, положение, доверенность.

После этого переходят к сути акта. Здесь необходимо отметить, какие документы передаются. Эти сведения для наглядности лучше расположить в форме таблицы. По каждому типу документов нужно также указать, копия это или оригинал, сколько листов включает в себя документ.

Далее указывают традиционные моменты для всех актов:

  1. У сторон нет претензий друг к другу по количеству передаваемых документов.
  2. Подписав акт, подрядчик/покупатель удостоверяет, что обязательства заказчика/продавца выполнены и теперь ответственность за документацию будет нести подрядчик/покупатель. Если имел место договор подряда, то тут же нужно указать, что подрядчик обязуется вернуть бумаги после выполнения всех необходимых работ.
  3. Количество экземпляров акта.

Документ заканчивается подписями сторон.

Внимание! Акт следует составлять без орфографических и иного вида ошибок, в противном случае лучше заполнить новый бланк, а прежний экземпляр — с ошибками — уничтожить. К оформлению акта нужно отнестись со всей ответственностью, этот документ может быть использован в суде

Поделитесь в социальных сетях:vKontakteFacebookTwitter
Напишите комментарий